Tìm nhà nhập khẩu tinh dầu ở châu Âu và Hoa Kỳ bằng cách nào?

Bảng này bao gồm những loại tinh dầu nào. CBI xếp các loại tinh dầu hoắc hương, nhũ hương, tràm trà, ngọc lan tây và hoa hồng vào mã 330129. Bạc hà cay (3301.24), các loại bạc hà khác (3301.25) và tinh dầu họ cam quýt (3301.12 đến 3301.19) đều có mã riêng nên không nằm trong bảng. CBI cũng không nêu rõ sả chanh và sả java thuộc mã nào. Hãy đối chiếu mã này với các bộ chứng từ vận chuyển bạn từng làm, hoặc hỏi đại lý hải quan. Nếu mã là 3301.29 thì loại tinh dầu của bạn nằm trong số liệu của bảng.

Mỗi con số cho biết số công ty đã từng nhập khẩu mã này, chứ không phải nhu cầu mỗi năm. Nguồn dữ liệu không nói rõ khoảng thời gian, nên có thể một số công ty đã ngừng nhập khẩu (xem cách tính các con số). Trước khi liên hệ với một công ty, hãy xem website của họ có còn đăng bán tinh dầu hay không. Các trang này chỉ cho biết số lượng, không có tên công ty. Nguồn để lấy tên nằm ở phần bên dưới. Ấn Độ chiếm phần lớn các lô hàng ở cả hai thị trường, nên những người mua này vốn đã quen nhập tinh dầu Ấn Độ trực tiếp. Nếu bạn xuất khẩu từ Indonesia, Ai Cập hay Madagascar, bạn sẽ phải cạnh tranh với nhà cung cấp Ấn Độ.

Đức và các nước còn lại trong EU. Hướng dẫn này không nêu số lượng công ty ở các nước EU, vì dữ liệu hiện có về những thị trường này chưa đầy đủ, nên con số đưa ra sẽ thấp hơn quy mô thực của thị trường. Để tìm tên các công ty Đức, bạn có thể dùng danh sách nhà trưng bày toàn cầu của in-cosmetics, IFEAT và lượt tìm kiếm ở phần sau, nơi đã tìm ra một nhà phân phối hóa chất tại Đức. Muốn xem tình hình theo từng quốc gia, bạn có thể đọc phần nêu những nước châu Âu nào có nhiều cơ hội nhất trong nghiên cứu về tiềm năng thị trường tinh dầu của CBI.

Trong nghiên cứu về tinh dầu cho thực phẩm và đồ uống, CBI chỉ ra hai nhóm người mua châu Âu nhập phần lớn tinh dầu từ các nước đang phát triển. Nhóm thứ nhất là các nhà nhập khẩu lớn. Nhóm còn lại là các nhà sản xuất hương liệu và hương thơm, nhiều đơn vị đặt trụ sở tại châu Âu, sử dụng tinh dầu làm nguyên liệu và tái xuất hương liệu cùng hương thơm đi khắp thế giới.

Là một cơ sở chưng cất nhỏ, bạn sẽ thấy kết quả tìm kiếm bên dưới chia người mua thành hai nhóm. Nhóm đầu tiên là các nhà bán buôn tinh dầu: họ nhập số lượng lớn rồi chia nhỏ, đóng gói lại, thường theo quy cách từ 1 đến 5 kg. Nhóm còn lại là nhà phân phối hóa chất, chuyên bán tinh dầu sả và citral cho mục đích công nghiệp. Mỗi nhóm yêu cầu một bộ tài liệu khác nhau, nên bạn hãy xác định người mua thuộc nhóm nào trước khi gửi hồ sơ.

Theo REACH, nghĩa vụ đăng ký thuộc về các công ty đặt tại EU, và CBI cho biết tinh dầu không nằm trong diện miễn trừ. Công ty ngoài EU không chịu nghĩa vụ theo REACH, kể cả khi xuất khẩu hàng sang EU. Điều quan trọng là tổng lượng dầu này mà người mua nhập khẩu mỗi năm, từ tất cả các nhà cung cấp:

• Người mua nhập khẩu dưới 1 tấn dầu mỗi năm. Không cần đăng ký. Bạn có thể bán cho người mua này ngay bây giờ, mà không cần Only Representative.
• Người mua nhập khẩu hơn 1 tấn mỗi năm. Người mua phải mua từ một bên có đăng ký REACH cho loại tinh dầu đó. Bên đó có thể là chính người mua, một nhà cung cấp khác trong EU, hoặc một Đại diện duy nhất (Only Representative) do bạn chỉ định.
• Bạn không bắt buộc phải có Đại diện duy nhất (Only Representative). Đây là một công ty tại EU mà bạn chỉ định để đứng ra đăng ký tinh dầu của mình. Theo CBI, chi phí vào khoảng 40.000 đến 50.000 EUR cho mỗi loại tinh dầu. Để tiếp cận người mua, bạn chưa cần đến đại diện này. Chỉ nên cân nhắc khi có người mua với khối lượng trên 1 tấn muốn lấy tinh dầu của bạn mà không ai trong số họ có đăng ký.

CLP (Quy định EC số 1272/2008) đặt ra các quy tắc phân loại và dán nhãn tinh dầu. Bạn phải cung cấp Phiếu an toàn hóa chất (SDS) kèm thông tin về mối nguy của tinh dầu và các thành phần chính của nó. ECHA, Cơ quan Hóa chất châu Âu, công bố các thông báo CLP do nhà sản xuất và nhà nhập khẩu EU đã nộp. Bạn có thể tra loại tinh dầu của mình trên đó để xem các doanh nghiệp khác phân loại nó ra sao.

Từ sau Brexit, Vương quốc Anh có phiên bản REACH và CLP của riêng mình. Theo CBI, các quy định này vẫn bám sát quy định của EU, nhưng CBI không đưa ra ngưỡng khối lượng cho chúng. Trước khi báo giá, hãy hỏi người mua ở Vương quốc Anh cùng câu hỏi về khối lượng.

Trong nghiên cứu thâm nhập thị trường, CBI liệt kê bộ hồ sơ kỹ thuật mà người mua châu Âu đặt tinh dầu cho ngành mỹ phẩm thường yêu cầu:

• Bảng dữ liệu kỹ thuật (TDS)
• Phiếu an toàn hóa chất (SDS)
• Phiếu kết quả phân tích (COA)
• Bản khai báo chất gây dị ứng
• Thông tin truy xuất nguồn gốc
• Chính sách và thực tiễn tìm nguồn cung ứng
• Chứng nhận và tiêu chuẩn áp dụng

CBI đánh giá bản khai báo chất gây dị ứng là một trong những tài liệu quan trọng nhất. Bản khai báo này cho nhà sản xuất mỹ phẩm biết dầu của bạn chứa những chất gây dị ứng nào, ở nồng độ bao nhiêu, nhờ đó họ ghi nhãn đúng theo quy định của EU. Quy định (EU) 2023/1545 đã mở rộng danh sách các chất gây dị ứng trong hương liệu bắt buộc phải khai báo. Danh sách mới bao gồm các loại tinh dầu nguyên chất như oải hương, hoắc hương, ylang-ylang, tinh dầu họ cam quýt và gỗ đàn hương. Từ tháng 7 năm 2026, các nhà sản xuất mỹ phẩm phải ghi nhãn theo danh sách chất mở rộng, nên người mua nhiều khả năng sẽ yêu cầu bản tuyên bố tuân thủ quy định này. Hãy lập bản khai báo dựa trên kết quả phân tích chính loại dầu của bạn, vì theo CBI, thành phần dầu thay đổi theo mùa vụ và theo vùng trồng. Trong tài liệu hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ kỹ thuật của CBI có một bản khai báo mẫu để bạn tham khảo. Với COA, CBI khuyến nghị làm tại một phòng thí nghiệm trong nước. Nếu chưa có, bạn có thể liên hệ các tổ chức hỗ trợ doanh nghiệp tại nước mình để hỏi thêm.

Thư viện Tiêu chuẩn IFRA tổng hợp các quy định hạn chế, thông số và danh mục cấm đối với nguyên liệu hương liệu, và bạn có thể tra cứu theo số CAS. Hãy tra loại tinh dầu của bạn cùng các thành phần chính trước khi người mua hương liệu kiểm tra. Nếu sản phẩm đã có tiêu chuẩn ISO, người mua có thể lấy tiêu chuẩn đó làm thông số kỹ thuật. Chẳng hạn, tinh dầu hoắc hương được quy định trong ISO 3757:2002.

Với tinh dầu được bán dưới tên 'liệu pháp hương thơm', FDA quản lý theo mục đích sử dụng dự kiến. Cơ quan này xác định mục đích đó dựa trên các tuyên bố trên nhãn, trên website và trong quảng cáo, cũng như dựa trên kỳ vọng của người tiêu dùng về công dụng của sản phẩm. Mỗi trường hợp được xem xét riêng. Cùng một loại dầu có thể là mỹ phẩm, là thuốc, hoặc cả hai.

• Mỹ phẩm: chỉ dùng để làm sạch cơ thể hoặc giúp con người trông cuốn hút hơn, chẳng hạn như tạo hương thơm dễ chịu. Mỹ phẩm không cần được FDA phê duyệt trước khi bán ra thị trường.
• Thuốc: sản phẩm dùng để điều trị hoặc phòng bệnh, hoặc tác động lên cấu trúc hay chức năng của cơ thể. FDA nêu các ví dụ về công bố mang tính thuốc như: giảm đau bụng cơn, giảm đau, thư giãn cơ, điều trị trầm cảm hoặc lo âu, hỗ trợ giấc ngủ. Sản phẩm có nguồn gốc thực vật vẫn có thể bị coi là thuốc. Thuốc phải được FDA phê duyệt về độ an toàn và hiệu quả trước khi bán.
• Cả hai: sản phẩm phải đáp ứng đồng thời yêu cầu dành cho mỹ phẩm lẫn yêu cầu dành cho thuốc.

MoCRA, đạo luật về mỹ phẩm ban hành năm 2022, quy định hai nghĩa vụ liên quan trực tiếp đến bạn. Nhà sản xuất và cơ sở chế biến mỹ phẩm phải đăng ký cơ sở với FDA và gia hạn đăng ký mỗi hai năm. MoCRA có miễn trừ cho một số doanh nghiệp nhỏ, nhưng trang đăng ký của FDA không nói rõ giới hạn về quy mô. Quy định miễn trừ này không áp dụng cho sản phẩm dùng trong cơ thể, sản phẩm dạng tiêm, sản phẩm thường xuyên tiếp xúc với mắt, hoặc sản phẩm làm thay đổi diện mạo trên 24 giờ. Trách nhiệm niêm yết sản phẩm thuộc về "người chịu trách nhiệm", tức là nhà sản xuất, đơn vị đóng gói hoặc nhà phân phối có tên trên nhãn sản phẩm mỹ phẩm. Muốn biết nhà máy chưng cất của bạn có thuộc diện phải đăng ký hay không, bạn chỉ cần trả lời các câu hỏi trong Công cụ Quyết định (Decision Tool) của FDA. Công cụ này có liên kết ngay trên trang đăng ký cơ sở sản xuất mỹ phẩm của FDA. FDA không cấp giấy chứng nhận hay thư đăng ký, vì vậy không có tài liệu FDA nào để người mua yêu cầu bạn cung cấp.

Hãy thống nhất bằng văn bản với người mua Hoa Kỳ: họ mua dầu của bạn làm nguyên liệu số lượng lớn hay làm sản phẩm thành phẩm, và tên của bên nào sẽ in trên nhãn dành cho người tiêu dùng. Không đưa các tuyên bố về sức khỏe hay công dụng chữa bệnh lên nhãn thùng phuy, COA và website của bạn.

• IFEAT, Liên đoàn Quốc tế về Tinh dầu và Thương mại Hương liệu (ifeat.org). Hội nghị năm 2027 của tổ chức này diễn ra tại Tokyo, Nhật Bản.
• in-cosmetics Global là hội chợ về nguyên liệu chăm sóc cá nhân, diễn ra từ 6 đến 8/4/2027 tại Fira de Barcelona, Gran Via, Barcelona, Tây Ban Nha. Danh sách nhà triển lãm có sẵn trên in-cosmetics.com, bạn xem được mà không cần đến dự. Tìm các nhà phân phối nguyên liệu tự nhiên.
• Trang nhà nhập khẩu: có tinh dầu ở mọi thị trường được theo dõi, trong đó có Hoa Kỳ và Vương quốc Anh. Các trang này cho bạn xem số nhà nhập khẩu, các lô hàng và những nước cung cấp hàng đầu, hoàn toàn miễn phí. Các trang này không liệt kê tên công ty.

Trên trang Tìm người mua của Reevi, bạn chỉ cần nhập sản phẩm và thị trường mục tiêu, Reevi sẽ trả về danh sách công ty cụ thể, mỗi công ty kèm một lý do ngắn gọn cho thấy vì sao phù hợp. Cách tìm này dùng được cho cả thị trường Hoa Kỳ lẫn Vương quốc Anh. Bạn không cần tài khoản. Khi chưa đăng nhập, bạn sẽ thấy 5 tên đứng đầu danh sách. Tài khoản miễn phí giúp bạn lưu lại danh sách, kèm thông tin liên hệ và tiếp cận cho 5 người mua mỗi tháng. Lần chạy bên dưới được thực hiện khi chưa đăng nhập, và các tên chỉ bị ẩn trên trang này.

Lần chạy này tìm thấy 113 người mua tiềm năng ở Đức và Pháp. Ba hàng ở trên nằm trong top 5 hiển thị khi chưa đăng nhập. Hai hàng còn lại là các nhà bán buôn chuyên về sản phẩm hữu cơ. Nếu bạn chưng cất theo phương pháp thông thường, hãy ghi rõ "thông thường" khi tìm kiếm. Một nhà chưng cất hữu cơ cần có sẵn chứng nhận trước khi gửi mẫu đầu tiên.

Hãy đưa ngay vào tin nhắn đầu tiên những thông tin người mua thường kiểm tra trước, kèm theo các tài liệu đính kèm. Điền dữ liệu của bạn vào các chỗ trong ngoặc. Nếu không thể đáp ứng yêu cầu REACH, hãy xóa dòng đó đi.