วิธีหาตัวแทนจำหน่ายสำหรับสินค้าของคุณในประเทศใหม่

เริ่มจากเขียนความต้องการของคุณให้ชัดว่า “บริษัทใน [ประเทศ] ที่ซื้อ [สินค้า] เก็บสต็อกไว้เอง และขายต่อให้ [ร้านค้าปลีกหรือโรงซ่อม]” ส่วนเรื่องสต็อก ให้ดูแถว Facilities ของสกอร์การ์ดในขั้นที่ 3 ซึ่งตรวจข้อนี้โดยตรง นี่คือคู่ค้าที่สัญญาตัวแทนจำหน่ายแบบ ICC (ICC Model Distributorship Contract) ออกแบบมารองรับ ได้แก่บริษัทที่ซื้อสินค้าแล้วขายต่อ หรือผู้นำเข้าที่ดูแลการจัดจำหน่ายเองในประเทศของตน

ในข้อความที่ส่งถึงบริษัทและในสัญญา ให้ใช้คำว่า “ตัวแทนจำหน่าย” (distributor) แทนคำว่า “agent” เพราะ trade.gov ชี้ว่าในบางประเทศคำว่า agent หมายถึงผู้ที่ได้รับมอบอำนาจแทนผู้อื่นตามกฎหมาย สัญญาจึงต้องระบุให้ชัดว่าบริษัทนั้นเป็นตัวแทนตามกฎหมายหรือไม่

ลองดูก่อนว่ามีบริษัทกี่แห่งที่นำเข้าสินค้าแบบเดียวกับคุณอยู่แล้วในประเทศที่คุณสนใจ ตัวเลขด้านล่างมาจากบันทึกการนำเข้าที่ยื่นไว้ในสหรัฐอเมริกาและสหราชอาณาจักร ข้อมูลนี้เป็นบันทึกศุลกากรรายบริษัทจากผู้ให้บริการข้อมูลการค้าเชิงพาณิชย์ ตัวเลขที่ได้คือจำนวนผู้นำเข้าที่ปรากฏในบันทึก ซึ่งตัวแทนจำหน่ายเป็นเพียงส่วนหนึ่งของตัวเลขนี้เท่านั้น ในข้อมูลชุดเดียวกันนี้ยังมีผู้ค้าปลีกที่นำเข้าเองโดยตรง รวมถึงผู้ซื้อทางการค้ารายอื่นๆ ด้วย

ในกลุ่มพลาสติกใช้ในครัวเรือน ข้อมูลของสหราชอาณาจักรระบุว่ามีผู้นำเข้าสินค้าพลาสติกในครัวเรือน (HS 392490) 130 ราย รวม 2,137 เที่ยวขนส่ง และมีผู้นำเข้าถุงมือยาง (HS 401519) 86 ราย รวม 917 เที่ยวขนส่ง

ข้อมูลการนำเข้ายังบอกด้วยว่าสินค้ามาจากแหล่งไหน อินเดียเป็นแหล่งที่มาของเครื่องครัวสเตนเลสสตีลที่นำเข้าสหราชอาณาจักรประมาณ 85% และนำเข้าสหรัฐอเมริกาประมาณ 75% ตามข้อมูลที่บันทึกไว้ ในกลุ่มชิ้นส่วนยานยนต์ อินเดียครองสัดส่วนราว 96% ของการจัดส่งในสหราชอาณาจักร และราว 47% ในสหรัฐอเมริกา ส่วนเวียดนามครองราว 60% ของการจัดส่งสินค้าพลาสติกใช้ในครัวเรือนในสหราชอาณาจักร ตัวเลขเหล่านี้เป็นสัดส่วนของจำนวนการจัดส่ง ข้อมูลนี้ไม่ได้บอกว่าผู้ซื้อรายไหนเป็นตัวแทนจำหน่าย แต่ใช้ประกอบการตั้งราคาได้ ถ้าสินค้านำเข้าส่วนใหญ่มาจากแหล่งเดียว ผู้ซื้อก็จะเอาใบเสนอราคาของคุณไปเทียบกับแหล่งนั้น จึงควรเตรียมทั้งราคา ระยะเวลาส่งมอบ และใบรับรองให้เทียบกับแหล่งนั้นได้

ที่นี่แสดงเฉพาะสหรัฐอเมริกาและสหราชอาณาจักรเท่านั้น เพราะทั้งสองเป็นตลาดที่มีบันทึกการนำเข้า ดูวิธีที่ใช้นับตัวเลขเหล่านี้ หากต้องการดูสินค้าอื่น เปิดไดเรกทอรีผู้นำเข้า ได้เลย ที่นั่นรวมสินค้าและตลาดทั้งหมดที่เราติดตามไว้

• รายชื่อผู้แสดงสินค้าในงานแสดงสินค้า ขอรายชื่อผู้แสดงสินค้าของงานหลักในกลุ่มอุตสาหกรรมของคุณ แล้วนัดขอพบก่อนงานเปิด อย่ารอไปเจอกันที่บูธ
• AUMA สมาคมอุตสาหกรรมงานแสดงสินค้าของเยอรมนี รวบรวมงานแสดงสินค้ากว่า 3,500 งานไว้บน auma.de เลือกค้นหาได้ตามชื่องาน ปี อุตสาหกรรม ประเทศ หรือเมือง เริ่มจากหางานแสดงสินค้าในอุตสาหกรรมของคุณ แล้วเปิดรายชื่อผู้แสดงสินค้าของงานนั้นได้เลย
• รายชื่อสมาชิกของสมาคมในอุตสาหกรรมของคุณ หน้าว่าด้วยการหาผู้ซื้อในยุโรปของ CBI มีหัวข้อที่แนะนำให้เข้าไปดูเว็บไซต์ของสมาคมในอุตสาหกรรมนั้น ๆ ถ้าสมาคมผู้ค้าส่งหรือตัวแทนจำหน่ายในอุตสาหกรรมของคุณเผยแพร่รายชื่อสมาชิก ทุกชื่อในรายการนั้นก็อยู่ในแวดวงการค้าอยู่แล้ว
• ไดเรกทอรีธุรกิจ เช่น Europages และ Kompass CBI แนะนำว่าควรเลือกใช้ฐานข้อมูลอย่างรอบคอบ ก่อนลงแรงกับไดเรกทอรีไหน ลองดูก่อนว่าไดเรกทอรีนั้นให้กรองประเภทบริษัทอะไรได้บ้าง
• การค้นหาผู้ซื้อ ในหน้า ค้นหาผู้ซื้อ ของ Reevi คุณอธิบายสินค้าและประเทศ ระบบจะแสดงรายชื่อบริษัทที่ซื้อ ขาย หรือใช้สินค้านั้นอยู่แล้ว พร้อมเหตุผลว่าทำไมจึงเหมาะกับคุณ รายชื่อที่ได้จากตรงนี้ยังไม่ใช่ผู้จัดจำหน่ายที่ยืนยันแล้ว ไปคัดกรองกันต่อในขั้นที่ 3

Commercial Service มีรายการตรวจสอบชื่อ “Choosing a Foreign Representative” เผยแพร่อยู่บน trade.gov เช็กลิสต์นี้เขียนไว้สำหรับผู้ส่งออกในสหรัฐอเมริกา แต่คำถามใช้ได้กับผู้ผลิตทุกราย และยังแนะนำให้ปรับคำถามให้เข้ากับสินค้าและประเทศของคุณด้วย ส่วนด้านล่างคือเช็กลิสต์ที่ย่อเป็นสกอร์การ์ดหน้าเดียว ส่งคำถามให้ผู้ซื้อก่อนนัดคุยทางวิดีโอ แล้วให้คะแนนแต่ละคำตอบ 0, 1 หรือ 2 ส่วนการติดต่อครั้งแรก ดูได้ที่ อีเมลฉบับแรกถึงผู้นำเข้า

อย่าลืมถามแต่ละบริษัทด้วยว่ามองตลาดของสินค้าคุณยังไง trade.gov ชี้ว่าคำตอบนี้บอกได้ว่าบริษัทเข้าใจอุตสาหกรรมของคุณลึกแค่ไหน และยังได้ข้อมูลวิจัยตลาดเพิ่มอีกด้วย

แนบข้อมูลของคุณเองไปพร้อมกับคำตอบ โดยอ้างอิงตามที่ trade.gov ระบุไว้ ได้แก่ โครงสร้างราคา ศักยภาพในการทำกำไรของสินค้า เงื่อนไขการชำระเงิน กฎระเบียบเกี่ยวกับสินค้า คู่แข่ง สื่อช่วยขายและสื่อส่งเสริมการขาย การโฆษณา การฝึกอบรมด้านการขายและการบริการ รวมถึงความสามารถในการส่งมอบตรงเวลา เตรียมประวัติบริษัทและรูปถ่ายโรงงานให้พร้อม แล้วคัดเฉพาะสองถึงสามบริษัทที่คะแนนดีและไม่มีสินค้าคู่แข่งที่คุณรับไม่ได้ก็พอ

อย่าเพิ่งส่งเงื่อนไขให้ผู้ซื้อ ตรวจสอบทะเบียนบริษัทและรายชื่อคว่ำบาตรให้เรียบร้อยก่อน ดูขั้นตอนได้ใน วิธีตรวจสอบผู้ซื้อต่างประเทศ หน้า “Evaluate Foreign Representatives” บน trade.gov แนะนำให้ขอรายงานข้อมูลธุรกิจและรายงานเครดิตอย่างน้อยสองฉบับ โดยให้มาจากคนละแหล่งข้อมูล ลองเริ่มจากธนาคารที่คุณใช้อยู่ก่อน เพราะ trade.gov ระบุว่าธนาคารสามารถขอข้อมูลเครดิตได้ผ่านธนาคารตัวแทนหรือสาขาที่อยู่ต่างประเทศ

Check a Lead เครื่องมือฟรีจาก Reevi จะให้รายงานเบื้องต้นเกี่ยวกับตัวตนของบริษัท ศักยภาพในการซื้อ และสัญญาณความเสี่ยง

trade.gov แนะนำว่าเมื่อบริษัทผ่านการตรวจสอบเบื้องต้นของคุณแล้ว ควรไปดูสำนักงานและคลังสินค้าด้วยตัวเอง และพบกับทีมขายของเขาด้วย ถ้าเดินทางไม่สะดวก ก็นัดพบกันที่งานแสดงสินค้า หรือคุยผ่านวิดีโอคอลได้ ไปต่อได้เมื่อบริษัทจดทะเบียนถูกต้องและยังดำเนินกิจการอยู่ และข้อมูลจากแหล่งเครดิตสองแห่งตรงกันเท่านั้น

1. อาณาเขตและสิทธิ์แต่เพียงผู้เดียว กำหนดอาณาเขตให้ชัดเจน trade.gov ระบุว่ากฎหมายของบางประเทศอาจห้ามจำกัดตัวแทนจำหน่ายไว้เฉพาะอาณาเขตใดอาณาเขตหนึ่ง
2. ระยะเวลาสัญญา trade.gov ระบุว่าโดยทั่วไปสัญญามีอายุหนึ่งปี และจะต่ออายุให้อัตโนมัติทุกปี เว้นแต่ฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งแจ้งไม่ต่อเป็นลายลักษณ์อักษร
3. ผลการดำเนินงาน กำหนดยอดขายขั้นต่ำและอัตราการเพิ่มขึ้นที่คาดหวัง
4. การเลิกสัญญา ระบุเหตุที่ถือเป็น “เหตุอันสมควร” ไว้ให้ครบ trade.gov ระบุว่าการเขียนเหตุเหล่านี้ไว้ในสัญญามักช่วยเสริมจุดยืนของคุณ เอกสารยังระบุด้วยว่า การแจ้งล่วงหน้า 30, 60 หรือ 90 วันเป็นเรื่องที่พบได้บ่อย ส่วนสามเดือนก็เป็นระยะเวลาที่เป็นไปตามข้อกำหนดของหลายประเทศ และบางกรณีอาจต้องส่งจดหมายลงทะเบียนเพื่อเป็นหลักฐานว่าคุณแจ้งเมื่อไหร่
5. กฎหมายที่ใช้บังคับ ระบุให้ชัดเจนว่าสัญญานี้อยู่ภายใต้กฎหมายของประเทศใด หรืออนุสัญญาระหว่างประเทศฉบับใด กฎหมายในประเทศของตัวแทนจำหน่ายอาจไม่อนุญาตให้ตัวแทนจำหน่ายสละเขตอำนาจศาลของประเทศตน trade.gov ระบุว่าหลายบริษัทเลือกให้ใช้อนุสัญญาสหประชาชาติว่าด้วยสัญญาซื้อขายสินค้าระหว่างประเทศ (CISG) หรือการอนุญาโตตุลาการของ ICC เมื่อเกิดข้อพิพาท CISG เป็นกฎหมายว่าด้วยการซื้อขายสินค้า ลองถามทนายความว่ากฎหมายนี้ครอบคลุมเงื่อนไขการจัดจำหน่ายทั้งฉบับหรือแค่คำสั่งซื้อแต่ละครั้ง
6. ค่าชดเชยเมื่อเลิกสัญญา ขึ้นอยู่กับว่าความสัมพันธ์ดำเนินมานานเท่าไรและตลาดที่ตัวแทนจำหน่ายสร้างขึ้น กฎหมายท้องถิ่นอาจกำหนดให้คุณต้องชดเชยให้ตัวแทนจำหน่าย
7. การคืนทรัพย์สิน เครื่องหมายการค้า ชื่อที่จดทะเบียนไว้ และข้อมูลลูกค้าจะคืนให้คุณเมื่อสัญญาสิ้นสุดลง
8. ห้ามขายสินค้าของคู่แข่ง ข้อห้ามไม่ให้ขายสินค้าที่แข่งขันกันอาจมีปัญหาตามกฎหมายแข่งขันทางการค้าในบางประเทศในยุโรป
9. คำสอบถามจากนอกเขตพื้นที่จำหน่าย trade.gov แนะนำให้ตัวแทนจำหน่ายส่งเรื่องเหล่านี้กลับมาให้คุณจัดการ
10. ภาษา ตามที่ trade.gov ระบุ โดยทั่วไปสัญญาควรทำเป็นภาษาอังกฤษ และภาษาราชการของประเทศที่ตัวแทนจำหน่ายตั้งอยู่

คุณใช้ ICC Model Distributorship Contract ที่ขายบนเว็บไซต์ของ ICC เป็นร่างตั้งต้นได้ สัญญานี้ครอบคลุมนิยามของตัวแทนจำหน่าย ความเกี่ยวข้องระหว่างสัญญาซื้อขายกับสัญญาตัวแทนจำหน่าย และประเด็นด้านกฎหมายป้องกันการผูกขาด

คำแนะนำของ trade.gov ข้างต้นบอกให้ขอหลักฐานก่อนจะให้สิทธิ์แต่เพียงผู้เดียว แต่ไม่ได้บอกว่าจะหาหลักฐานนั้นได้อย่างไร คำสั่งซื้อทดลองที่กำหนดวันทบทวนไว้ล่วงหน้าคือวิธีที่ให้หลักฐานนั้นกับคุณ ส่วนตัวเลข 90 วันในที่นี้เป็นเพียงแนวทางที่เลือกใช้ ไม่ใช่กฎของ trade.gov หรือ ICC หากการขนส่งและการวางสินค้าบนชั้นวางของร้านค้าปลีกต้องใช้เวลานานกว่านั้น ให้กำหนดระยะเวลาให้ยาวขึ้น แล้วคัดลอกเช็คลิสต์นี้ไปใส่ในข้อตกลงหรือในเอกสารแนบท้ายที่ลงนามกัน

• ออเดอร์แรก: ปริมาณที่ตัวแทนจำหน่ายคาดว่าจะขายได้ภายใน 90 วัน ตกลงกันเป็นลายลักษณ์อักษร ภายใต้เงื่อนไขการชำระเงินที่คุณรับไหว ดู เงื่อนไขการชำระเงินสำหรับผู้ซื้อส่งออกรายใหม่
• สิทธิ์การเป็นตัวแทนแต่เพียงผู้เดียว: ยังไม่ให้ในตอนนี้ หรือให้เฉพาะช่วงทดลองขายและเฉพาะหนึ่งพื้นที่ที่ระบุไว้ชัดเจน
• รายงาน Sell-out ทุกเดือน: จำนวนหน่วยที่ขายได้แยกตามสินค้า ประเภทลูกค้าที่ซื้อ และสต็อกคงเหลือ
• รายชื่อลูกค้า: ร้านค้าปลีกหรืออู่ซ่อมที่สั่งซื้อสินค้าไป
• บันทึกปัญหา: ข้อร้องเรียน การคืนสินค้า และการต่อรองราคา
• วันทบทวน: วันที่ 90 ในปฏิทินของทั้งสองบริษัท
• เกณฑ์ตัดสินที่ตกลงกันไว้ก่อน: ผลงานระดับไหนที่จะได้สิทธิ์แต่เพียงผู้เดียว ได้นานเท่าไร และในพื้นที่ไหน

พอถึงวันที่ 90 ให้เทียบยอดขายออกจริงกับเป้าหมายที่ตัวแทนจำหน่ายตกลงไว้กับคุณในขั้นที่ 3 ถ้าสินค้าขายหมดและมีออเดอร์ซ้ำเข้ามา ก็เสนอสิทธิ์ตัวแทนจำหน่ายแต่เพียงผู้เดียวในช่วงเวลาจำกัด โดยมีเงื่อนไขให้ต่อสัญญาได้ ถ้าไม่เป็นไปตามนั้น พื้นที่ขายก็ยังว่างอยู่ให้รายถัดไปในรายการของคุณ