Cách tìm nhà phân phối cho sản phẩm của bạn ở một quốc gia mới

Hãy viết ra yêu cầu của bạn: “một công ty tại [quốc gia] nhập [sản phẩm], có kho hàng và bán lại cho [nhà bán lẻ hoặc xưởng]”. Mục Cơ sở vật chất trong bảng điểm ở Bước 3 sẽ kiểm tra phần kho hàng này. Đây chính là loại đối tác mà Hợp đồng phân phối mẫu của ICC hướng đến: công ty chuyên mua về rồi bán lại, hoặc nhà nhập khẩu đứng ra tổ chức hệ thống phân phối ngay tại nước mình.

Trong tin nhắn và hợp đồng, hãy gọi đối tác là “nhà phân phối”, đừng dùng “đại lý”. Theo trade.gov, ở một số quốc gia, từ “đại lý” đồng nghĩa với việc được ủy quyền đại diện, nên hợp đồng cần nói rõ công ty đó có phải là đại lý theo pháp luật hay không.

Kiểm tra số lượng công ty đã nhập khẩu sản phẩm của bạn tại quốc gia bạn đang cân nhắc. Các số liệu dưới đây lấy từ hồ sơ nhập khẩu được khai báo tại Hoa Kỳ và Vương quốc Anh. Đây là dữ liệu hải quan theo từng công ty, lấy từ một nhà cung cấp dữ liệu thương mại. Con số này đếm các nhà nhập khẩu có ghi nhận, còn nhà phân phối chỉ chiếm một phần trong đó. Các hồ sơ này cũng bao gồm cả các nhà bán lẻ nhập khẩu trực tiếp và những người mua thương mại khác.

Với nhóm đồ nhựa gia dụng, số liệu của Vương quốc Anh ghi nhận 130 nhà nhập khẩu hàng gia dụng bằng nhựa (mã HS 392490) với 2.137 lô hàng, và 86 nhà nhập khẩu găng tay cao su (mã HS 401519) với 917 lô hàng.

Dữ liệu hải quan cũng cho biết hàng hóa đến từ nguồn nào. Ấn Độ chiếm khoảng 85% số lô hàng đồ dùng nhà bếp bằng thép không gỉ nhập vào Vương quốc Anh và khoảng 75% tại Hoa Kỳ trong các hồ sơ ghi nhận. Đối với phụ tùng ô tô, Ấn Độ cung cấp khoảng 96% lượng hàng vận chuyển tại Vương quốc Anh và khoảng 47% tại Hoa Kỳ. Việt Nam cung cấp khoảng 60% lượng hàng vận chuyển đồ gia dụng bằng nhựa tại Vương quốc Anh. Đây là tỷ lệ theo lượng hàng vận chuyển. Các dữ liệu này không cho biết người mua nào là nhà phân phối. Hãy dùng chúng để định giá: nếu một nguồn xuất xứ cung cấp phần lớn lô hàng, người mua sẽ đặt báo giá của bạn cạnh nguồn đó, nên bạn cần chuẩn bị sẵn giá, thời gian giao hàng và chứng nhận để so được với họ.

Chỉ Hoa Kỳ và Vương quốc Anh được hiển thị ở đây vì cả hai đều là thị trường có hồ sơ nhập khẩu. Xem cách các số liệu này được tính. Nếu bạn muốn tra cứu sản phẩm khác, hãy mở danh bạ nhà nhập khẩu. Danh bạ này liệt kê tất cả sản phẩm và thị trường đang được theo dõi.

• Danh sách nhà trưng bày tại hội chợ. Lấy danh sách nhà trưng bày của hội chợ hàng đầu trong ngành bạn, rồi chốt lịch gặp ngay từ trước ngày khai mạc, đừng chờ đến lúc đứng trước gian hàng.
• AUMA. Hiệp hội ngành hội chợ của Đức cho phép tìm kiếm hơn 3.500 hội chợ ngay trên auma.de. Bạn có thể lọc theo tên hội chợ, năm, ngành, quốc gia hoặc thành phố. Tìm hội chợ phù hợp với ngành của bạn, sau đó mở danh sách nhà trưng bày của hội chợ ấy.
• Danh sách thành viên của hiệp hội ngành. Trang hướng dẫn tìm người mua ở châu Âu của CBI có một phần nói về việc xem website của các hiệp hội ngành. Nếu một hiệp hội các nhà bán buôn hoặc nhà phân phối trong ngành của bạn công bố danh sách thành viên, mọi cái tên trong danh sách đó đều đã hoạt động trong ngành.
• Danh bạ doanh nghiệp. Europages và Kompass là hai ví dụ. Trang của CBI khuyên nên chọn lọc khi dùng các cơ sở dữ liệu. Trước khi dành thời gian cho một danh bạ, hãy xem nó cho phép bạn lọc theo những loại công ty nào.
• Tìm kiếm người mua. Tại trang Tìm người mua của Reevi, bạn chỉ cần mô tả sản phẩm và quốc gia. Reevi sẽ trả về danh sách các công ty cụ thể đang mua, bán hoặc sử dụng sản phẩm này, mỗi công ty đều kèm lý do phù hợp. Đây chưa phải là nhà phân phối đã xác minh, nên bạn vẫn cần sàng lọc lại ở Bước 3.

Trên trade.gov, Commercial Service có sẵn một danh sách kiểm tra giúp bạn chọn đại diện ở nước ngoài, mang tên “Choosing a Foreign Representative”. Tài liệu này được viết cho các nhà xuất khẩu tại Hoa Kỳ, nhưng các câu hỏi áp dụng được cho mọi nhà sản xuất, và tài liệu cũng hướng dẫn điều chỉnh chúng theo sản phẩm và quốc gia của bạn. Bên dưới, danh sách kiểm tra được chuyển thành một bảng chấm điểm gọn trong một trang. Gửi bộ câu hỏi trước buổi gọi video, rồi chấm điểm từng câu trả lời theo thang 0, 1 hoặc 2. Chưa liên hệ lần nào? Xem email đầu tiên gửi nhà nhập khẩu.

Đừng quên hỏi từng công ty xem họ nhìn thị trường của sản phẩm bạn như thế nào. Theo trade.gov, câu trả lời vừa cho biết họ nắm ngành của bạn sâu đến mức nào, vừa mang lại cho bạn thông tin nghiên cứu thị trường hữu ích.

Hãy gửi kèm bộ tài liệu của bạn cùng các câu hỏi. Theo trade.gov, bạn cần nêu rõ cơ cấu giá, tiềm năng lợi nhuận của sản phẩm, điều khoản thanh toán, quy định áp dụng cho sản phẩm, đối thủ cạnh tranh, tài liệu hỗ trợ bán hàng và quảng bá, hoạt động quảng cáo, đào tạo bán hàng và dịch vụ, cũng như khả năng giao hàng đúng tiến độ. Giới thiệu lịch sử công ty và ảnh nhà máy của bạn. Chọn hai hoặc ba đối tác được đánh giá cao, miễn là họ không kinh doanh dòng hàng cạnh tranh mà bạn khó chấp nhận.

Trước khi gửi điều khoản cho người mua, hãy kiểm tra đăng ký doanh nghiệp và danh sách trừng phạt theo hướng dẫn trong cách xác minh người mua nước ngoài. Trang "Evaluate Foreign Representatives" của trade.gov khuyến nghị bạn lấy ít nhất hai báo cáo doanh nghiệp và báo cáo tín dụng từ các nguồn độc lập. Hãy bắt đầu từ chính ngân hàng của bạn. Theo trade.gov, ngân hàng có thể lấy thông tin tín dụng qua các ngân hàng đại lý hoặc chi nhánh của mình ở nước ngoài.

Công cụ Kiểm tra lead miễn phí của Reevi giúp bạn có ngay báo cáo cơ bản về danh tính công ty, tiềm năng mua hàng và các tín hiệu rủi ro.

trade.gov cũng khuyến nghị đến tận nơi xem văn phòng, nhà kho và gặp đội ngũ bán hàng của công ty sau khi họ đã qua các bước kiểm tra ban đầu của bạn. Nếu không đi được, bạn có thể gặp họ tại hội chợ hoặc qua cuộc gọi video. Chỉ tiếp tục khi công ty đã được đăng ký và đang hoạt động, và hai nguồn tín dụng cùng xác nhận.

1. Lãnh thổ và độc quyền. Hãy xác định lãnh thổ. trade.gov lưu ý rằng luật của một số quốc gia có thể cấm việc giới hạn nhà phân phối trong một lãnh thổ.
2. Thời hạn. Theo trade.gov, hợp đồng thường có thời hạn một năm và tự động gia hạn mỗi năm, trừ khi một bên báo trước bằng văn bản.
3. Hiệu quả kinh doanh. Quy định mức doanh số tối thiểu và tốc độ tăng trưởng dự kiến.
4. Chấm dứt hợp đồng. Hãy ghi rõ những trường hợp được xem là “lý do chính đáng”. Theo trade.gov, việc đưa các trường hợp này vào hợp đồng thường giúp bạn có lợi thế hơn. ICC cũng cho biết thời hạn báo trước 30, 60 hoặc 90 ngày là phổ biến, ba tháng đáp ứng quy định của nhiều nước, và bạn có thể cần gửi thư bảo đảm để chứng minh ngày mình đã báo trước.
5. Luật áp dụng. Ghi rõ hợp đồng chịu sự điều chỉnh của luật nước nào, hoặc của công ước quốc tế nào. Luật của chính nhà phân phối có thể cấm họ từ bỏ quyền tài phán quốc gia của mình. trade.gov lưu ý rằng nhiều công ty chọn Công ước của Liên Hợp Quốc về hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế (CISG) hoặc trọng tài ICC để giải quyết tranh chấp. CISG nói về việc mua bán hàng hóa, vì vậy hãy hỏi luật sư của bạn xem nó có bao gồm các điều khoản phân phối hay chỉ bao gồm từng đơn hàng.
6. Bồi thường khi chấm dứt hợp tác. Tùy theo thời gian hợp tác và thị trường mà nhà phân phối đã gây dựng, luật địa phương có thể buộc bạn phải bồi thường cho họ.
7. Hoàn trả tài sản. Khi thỏa thuận chấm dứt, nhãn hiệu, tên đã đăng ký và hồ sơ khách hàng sẽ được trả về cho bạn.
8. Sản phẩm cạnh tranh. Điều khoản cấm bán sản phẩm của đối thủ cạnh tranh có thể vướng luật chống độc quyền ở một số quốc gia châu Âu.
9. Các yêu cầu hỏi hàng từ bên ngoài lãnh thổ. trade.gov gợi ý rằng nhà phân phối chuyển các yêu cầu này lại cho bạn.
10. Ngôn ngữ. trade.gov lưu ý: hợp đồng thường nên soạn bằng tiếng Anh, kèm một bản bằng ngôn ngữ chính thức của nước nhà phân phối.

Bạn có thể dùng Hợp đồng phân phối mẫu của ICC (ICC Model Distributorship Contract), bán trên website của ICC, làm bản nháp ban đầu. Bản mẫu này nêu cách hiểu về nhà phân phối, mối liên hệ giữa các hợp đồng mua bán với hợp đồng phân phối, và những điểm liên quan đến luật chống độc quyền.

Lời khuyên của trade.gov ở trên là cần có bằng chứng trước khi trao độc quyền, nhưng không nói cách để có được bằng chứng đó. Một đơn hàng thử kèm ngày đánh giá cố định sẽ cho bạn đúng thứ này. Mốc 90 ngày ở đây chỉ là lựa chọn thực tế của chúng tôi, không phải quy định của trade.gov hay ICC. Nếu việc vận chuyển và đưa hàng lên kệ các nhà bán lẻ cần nhiều thời gian hơn, hãy đặt thời hạn dài hơn. Bạn có thể chép danh sách kiểm tra này vào hợp đồng hoặc vào phụ lục có chữ ký của hai bên.

• Đơn hàng đầu tiên: một số lượng mà nhà phân phối kỳ vọng bán được trong vòng 90 ngày, được thỏa thuận bằng văn bản, với điều khoản thanh toán mà bạn có thể đảm đương. Xem điều khoản thanh toán cho người mua xuất khẩu mới.
• Độc quyền: chưa có, hoặc chỉ giới hạn trong giai đoạn thử nghiệm và một lãnh thổ được nêu tên.
• Báo cáo sell-out hằng tháng: số lượng bán ra theo từng sản phẩm, nhóm khách đã mua và lượng hàng còn tồn.
• Tên khách hàng: các nhà bán lẻ hoặc xưởng đã đặt hàng của bạn.
• Nhật ký vấn đề: khiếu nại, hàng trả lại và phản đối về giá.
• Ngày xem xét: ngày thứ 90, trong lịch của cả hai công ty.
• Quy tắc quyết định, thống nhất bằng văn bản từ đầu: đạt kết quả nào thì được độc quyền, độc quyền trong bao lâu và ở khu vực nào.

Đến ngày thứ 90, hãy đối chiếu doanh số bán ra thực tế với các chỉ tiêu nhà phân phối đã cam kết ở Bước 3. Nếu hàng bán hết và họ đặt thêm đơn mới, bạn có thể đề nghị độc quyền trong một thời gian nhất định, có thể gia hạn. Nếu chưa đạt, khu vực này vẫn còn trống để bạn trao cho nhà phân phối tiếp theo trong danh sách.