ก่อนเสนอราคาหรือส่งสินค้า จะเช็กได้ยังไงว่าผู้ซื้อต่างประเทศมีตัวตนจริง?

1. ขอรายละเอียดเป็นลายลักษณ์อักษร ขอชื่อบริษัทที่จดทะเบียน เลขที่บริษัท เลขประจำตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) (สำหรับผู้ซื้อในสหราชอาณาจักรหรือสหภาพยุโรป) ที่อยู่ที่จดทะเบียน ที่อยู่สำหรับจัดส่ง สินค้า จำนวน และซัพพลายเออร์รายปัจจุบัน แบบสอบถามผู้ซื้อใหม่มาตรฐานช่วยได้ดี และ trade.gov ระบุว่ามิจฉาชีพส่วนใหญ่จะไม่เสียเวลากรอกแบบสอบถามแบบนี้ ถ้าผู้ซื้อบอกมาแค่ชื่อทางการค้า ให้ขอชื่อที่จดทะเบียนไว้ ผู้ซื้อยังไม่ให้ชื่อที่จดทะเบียนและเลขทะเบียน? ยังไม่ต้องเสนอราคา รอจนกว่าจะได้ข้อมูลครบก่อน แล้วค่อยตรวจสอบรายชื่อทั้งสองชื่อ
2. ตรวจสอบจากทะเบียนบริษัทของประเทศที่ผู้ซื้อตั้งอยู่ (ดูรายละเอียดในหัวข้อด้านล่าง)
3. ตรวจสอบหมายเลข VAT สำหรับผู้ซื้อในสหราชอาณาจักรหรือสหภาพยุโรป
4. ยืนยันตัวผู้ส่ง โทรหาบริษัทแล้วขอสายคนที่ติดต่อคุณมา โดยใช้เบอร์จากเว็บไซต์ทางการของบริษัทเอง ซึ่งให้เปิดจากการค้นหาชื่อที่จดทะเบียนไว้ ไม่ใช่กดลิงก์ในอีเมล หากหาเบอร์โทรสาธารณะไม่พบ โอเปอเรเตอร์ของบริษัทไม่รู้จักบุคคลนั้น หรือไม่มีใครยืนยันเรื่องที่สอบถามมา ให้ถือว่ายังยืนยันตัวผู้ส่งไม่ได้ เพราะการมีชื่ออยู่ในทะเบียนบอกได้แค่ว่าบริษัทนั้นจดทะเบียนไว้จริง ข้อมูลนี้ไม่ได้ยืนยันว่าคนที่ติดต่อคุณมาทำงานอยู่ที่บริษัทนี้จริง
5. ตรวจสอบชื่อผู้ซื้อกับ Consolidated Screening List
6. เช็กประวัติการนำเข้าของบริษัทนี้ว่าเคยนำเข้าสินค้าที่เขาถามหาจริงหรือไม่

อย่ารวบผลตรวจเป็นก้อนเดียว ให้จดแยกทีละข้อ ได้แก่ บริษัทจดทะเบียนจริง ยืนยันผู้ส่งได้ หมายเลข VAT ใช้ได้ และพบประวัติสินค้า ข้อที่ยังไม่ผ่านไม่ได้ลบล้างข้ออื่น และข้อที่ผ่านก็ไม่ได้ยืนยันแทนข้ออื่น

• ค้นหาใน Companies House เข้าไปที่ find-and-update.company-information.service.gov.uk แล้วค้นหาจากชื่อบริษัทหรือเลขทะเบียนได้เลย GOV.UK เปิดให้ดูข้อมูลเหล่านี้ได้ฟรี ได้แก่ ที่อยู่จดทะเบียน วันที่จดทะเบียนจัดตั้งบริษัท รายชื่อกรรมการและผู้บริหารทั้งปัจจุบันและที่พ้นตำแหน่งแล้ว ภาพเอกสารที่ยื่น ข้อมูลการจดจำนอง ชื่อบริษัทเดิม และข้อมูลการล้มละลาย เว็บไซต์นี้ยังมีให้ค้นหาบริษัทที่เลิกกิจการแล้วด้วย
• ข้อมูลในทะเบียนบอกอะไรเราได้บ้าง ข้อมูลในทะเบียนแสดงเพียงสิ่งที่บริษัทยื่นไว้เท่านั้น โดยทะเบียนระบุชัดว่า Companies House ไม่ได้ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่ยื่น
• คำตอบแบบไหนที่ถือว่าไม่ดี ถ้าเจอข้อใดข้อหนึ่งต่อไปนี้ ถือว่าเป็นคำตอบที่ไม่ดี ได้แก่ ไม่พบข้อมูลที่ตรงกับชื่อหรือหมายเลขทะเบียน หรือพบบริษัทนี้เฉพาะในรายชื่อบริษัทที่เลิกกิจการแล้ว บริษัทเพิ่งจดทะเบียนได้ไม่กี่เดือน แต่ในอีเมลบอกว่าทำการค้ามาหลายปี มีข้อมูลเรื่องการล้มละลาย ชื่อบริษัทก็เพิ่งเปลี่ยน และคนที่ลงนามในฐานะกรรมการก็ไม่ได้อยู่ในรายชื่อกรรมการปัจจุบัน
• ตั้งการแจ้งเตือนฟรี Companies House จะส่งอีเมลแจ้งคุณทุกครั้งที่บริษัทแก้ไขข้อมูล เช่น เปลี่ยนกรรมการหรือที่อยู่ ควรเริ่มติดตามผู้ซื้อตั้งแต่ก่อนรับคำสั่งซื้อแรก และเปิดการแจ้งเตือนทิ้งไว้ตราบเท่าที่ผู้ซื้อยังค้างชำระเงินคุณ
• ตรวจสอบหมายเลข VAT ได้ที่ GOV.UK บริการตรวจสอบหมายเลข VAT ของ GOV.UK จะบอกว่าหมายเลขนั้นถูกต้องหรือไม่ พร้อมแสดงชื่อและที่อยู่ของธุรกิจที่จดทะเบียนด้วยหมายเลขนี้ ต้องมีหมายเลขจริงในมือก่อน เพราะค้นจากชื่อบริษัทไม่ได้ ถ้าหมายเลขใช้ไม่ได้ ก็ตอบได้เลยว่าไม่ปกติ ชื่อและที่อยู่ไม่ตรงกับ Companies House หรือลายเซ็นอีเมล ก็เช่นกัน

ถ้าผู้ซื้ออยู่ในประเทศสมาชิกสหภาพยุโรป คุณตรวจสอบหมายเลข VAT ของผู้ซื้อได้ด้วยเครื่องมือ VIES เข้าไปได้จากหน้า Your Europe Check a VAT number (VIES) VIES เป็นระบบค้นหาของคณะกรรมาธิการยุโรป ระบบจะดึงข้อมูลจากฐานข้อมูล VAT ของทางการโดยตรงทุกครั้งที่คุณค้นหา

ผลการตรวจสอบมีเพียงสองแบบ คือ ถูกต้อง (พบข้อมูล VAT ของสหภาพยุโรป) หรือ ไม่ถูกต้อง (ไม่พบข้อมูล) ถ้าไม่ถูกต้อง หน้าเว็บจะแจ้งสาเหตุได้สามข้อ ข้อแรกคือไม่มีหมายเลขนี้อยู่ในระบบ ข้อที่สองคือ หมายเลขนี้ยังไม่ได้ลงทะเบียนเพื่อใช้ในธุรกรรมภายในสหภาพยุโรป สรุปให้เข้าใจง่ายๆ ก็คือ บริษัทนี้จดทะเบียน VAT ในประเทศตัวเองแล้ว แต่ยังไม่ได้จดเพื่อค้าขายกับประเทศ EU อื่น ซึ่งบางประเทศบังคับให้จดแยกต่างหาก และข้อที่สามคือ การจดทะเบียนยังไม่เสร็จสิ้น หน้าเว็บนี้ยังระบุด้วยว่า ข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงอาจยังไม่ขึ้นในฐานข้อมูลของทางการทันที

ถ้าผลการตรวจสอบไม่ได้บอกว่าใครเป็นเจ้าของหมายเลข: หน่วยงานรัฐของแต่ละประเทศจะไม่ให้ชื่อและที่อยู่ที่ผูกกับหมายเลข VAT เพราะต้องคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล หน่วยงานเหล่านี้ตรวจสอบได้แค่ว่าชื่อและที่อยู่ที่คุณให้ไปตรงกับหมายเลขนี้หรือไม่ วิธีที่ง่ายที่สุดคือให้ผู้ซื้อไปขอหนังสือยืนยันจากสำนักงานภาษีของตัวเอง แล้วส่งมาให้คุณ หน้านี้ยังบอกถึงการยื่นคำขอตรงถึงหน่วยงานระดับประเทศด้วย แต่ช่องทางนี้เขียนไว้สำหรับธุรกิจในสหภาพยุโรปเท่านั้น หน้านี้ไม่ได้บอกว่าผู้ยื่นคำขอจากนอกสหภาพยุโรปใช้ได้หรือไม่ และวิธีการก็ต่างกันไปในแต่ละประเทศ (ดูคำถามที่พบบ่อย)

ถ้าผลตรวจสอบออกมาว่าไม่ถูกต้อง: อย่าเพิ่งสรุปว่าเป็นการฉ้อโกง ตามข้อมูลในหน้านั้น ลูกค้าที่หมายเลขตรวจสอบไม่ผ่านสามารถให้สำนักงานสรรพากรของตัวเองตรวจสอบให้ได้ และอาจต้องลงทะเบียนเพิ่มสำหรับการค้าข้ามประเทศ ขอให้ผู้ซื้อส่งผลตรวจแบบเดียวกันนี้มาให้ด้วย ตราบใดที่ VIES ยังไม่แสดงว่าหมายเลขนี้ใช้ได้ ให้บันทึกสถานะ VAT ไว้ว่ายังไม่ยืนยัน ส่วนเรื่องบริษัทมีอยู่จริงหรือไม่ กับเรื่องผู้ส่งเป็นใคร ให้ตรวจแยกกัน โดยใช้การตรวจทะเบียนบริษัทและการโทรกลับ ถ้าระบบแสดงข้อความแจ้งข้อผิดพลาดแทนที่จะแสดงผลการตรวจสอบ อาจเป็นเพราะฐานข้อมูลของทางการกำลังปิดเพื่อสำรองข้อมูล รอสักครู่แล้วลองใหม่อีกครั้ง

VIES ใช้ตรวจสอบการจดทะเบียน VAT เท่านั้น ไม่ได้ตรวจทะเบียนบริษัท ถ้าต้องการตรวจสอบตัวบริษัท ให้ใช้ OpenCorporates (อยู่ในหัวข้อถัดไป) ซึ่งครอบคลุมข้อมูลของเยอรมนี ฝรั่งเศส เนเธอร์แลนด์ สเปน โปแลนด์ และเบลเยียม

บริษัทในสหรัฐอเมริกาจะจดทะเบียนจัดตั้งในรัฐใดรัฐหนึ่ง ข้อมูลของบริษัทจึงอยู่ในทะเบียนของรัฐนั้น ตัวอย่างเช่น การค้นหานิติบุคคลของ Delaware Division of Corporations ข้อมูลที่ดูได้ฟรีจะแสดงชื่อนิติบุคคล เลขที่แฟ้ม วันที่จดทะเบียนหรือก่อตั้ง ชื่อตัวแทนจดทะเบียน ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ และถิ่นที่อยู่ นอกจากนี้ หน้าค้นหายังมีคำเตือนว่าควรอ่านผลลัพธ์อย่างไร:

ผลการค้นหาจึงบอกได้แค่ว่าบริษัทเคยจดทะเบียนจัดตั้ง แต่ไม่ได้บอกว่าตอนนี้ยังดำเนินกิจการอยู่หรือไม่ หากต้องการยืนยัน รัฐ Delaware มี Certificate of Status ให้ขอได้โดยเสียค่าธรรมเนียม

• OpenCorporates ใช้เมื่อคุณไม่รู้ว่าควรเปิดดูทะเบียนของหน่วยงานไหน OpenCorporates รวมข้อมูลบริษัทจากทะเบียนของภาครัฐกว่า 140 แห่ง และแหล่งข้อมูลทางการอื่น ๆ ไว้ในที่เดียว รายการเขตอำนาจศาลของที่นี่ครอบคลุมครบทั้ง 50 รัฐในสหรัฐอเมริกาและเขตโคลัมเบีย ถ้าผู้ซื้อในสหรัฐอเมริกายังไม่ได้แจ้งว่าตั้งอยู่รัฐไหน ลองค้นหาชื่อบริษัทที่นี่เป็นอันดับแรก นอกจากนี้ OpenCorporates ยังมีข้อมูลของสหราชอาณาจักร เยอรมนี บาห์เรน และสหรัฐอาหรับเอมิเรตส์ โดยอาบูดาบีและดูไบแยกเป็นอีกรายการหนึ่ง ผลลัพธ์ที่ไม่ดีคือไม่พบข้อมูลบริษัทในประเทศที่ผู้ซื้อแจ้งไว้ หรือพบแต่ที่อยู่หรือรายชื่อกรรมการไม่ตรงกับที่ผู้ซื้อให้มา
• ถ้าประเทศของผู้ซื้อไม่อยู่ในฐานข้อมูล OpenCorporates ไม่ได้ครอบคลุมทุกประเทศ เช่น ซาอุดีอาระเบีย กาตาร์ คูเวต และโอมาน การค้นหาด้วย LEI รายการคัดกรอง และบันทึกการนำเข้าไม่สามารถใช้แทนการตรวจสอบกับทะเบียนนิติบุคคลได้ ขอใบรับรองการจดทะเบียนการค้าพร้อมเลขทะเบียนจากผู้ซื้อ แล้วตรวจสอบใบรับรองนั้นกับหน่วยงานที่ออกให้โดยตรง โดยใช้ข้อมูลติดต่อที่คุณหามาเอง ไม่ใช่ข้อมูลที่ระบุไว้ในเอกสาร ตราบที่หน่วยงานดังกล่าวยังไม่ยืนยัน ให้บันทึกไว้ว่ายังยืนยันไม่ได้ว่าผู้ซื้อรายนี้มีตัวตนอยู่จริง
• การค้นหา GLEIF LEI เมื่อผู้ซื้ออ้างว่ามีกลุ่มบริษัทแม่ การค้นหา GLEIF LEI ใช้ได้ฟรีและไม่ต้องลงทะเบียน บริษัทที่มี Legal Entity Identifier (LEI) จะต้องรายงานข้อมูล 'บริษัทแม่โดยตรงและบริษัทแม่สูงสุดที่รวมงบการเงิน' ซึ่งก็คือบริษัทแม่โดยตรง และบริษัทที่อยู่บนสุดของกลุ่ม โดย LEI ของบริษัทแม่จะแสดงให้เห็นเฉพาะกรณีที่บริษัทแม่นั้นมี LEI ด้วยเช่นกัน ดูว่าบันทึกนี้ระบุชื่อกลุ่มบริษัทตรงกับที่ผู้ซื้ออ้างหรือไม่ ถ้าบริษัทไม่มี LEI การค้นหาจะไม่พบผลลัพธ์ ซึ่งไม่ได้แปลว่าเป็นสัญญาณเตือนเสมอไป
• ตรวจสอบกับ Consolidated Screening List สำหรับผู้ซื้อทุกราย ค้นหาชื่อของผู้ซื้อได้ที่ Consolidated Screening List รายการนี้รวบรวมรายชื่อฝ่ายที่ถูกจำกัดจากกระทรวงพาณิชย์ กระทรวงการต่างประเทศ และกระทรวงการคลังของสหรัฐอเมริกา โดยอัปเดตทุกวัน หากพบรายชื่อที่ตรงกัน แปลว่ารัฐบาลสหรัฐอเมริกาจำกัดการส่งออกสินค้าบางประเภทไปยังฝ่ายนั้น ค้นหาได้ฟรี และโหมดค้นหาชื่อแบบ fuzzy ช่วยให้เจอชื่อที่ถอดมาจากตัวอักษรที่ไม่ใช่ภาษาละติน ถ้าพบรายชื่อที่ตรงกัน trade.gov แนะนำให้ตรวจสอบข้อมูลเชิงลึกเพิ่มเติมก่อนทำธุรกรรมต่อ และเช็กกับรายชื่ออย่างเป็นทางการของหน่วยงานที่ประกาศชื่อฝ่ายนั้นด้วย

ข้อมูลการนำเข้าช่วยเช็กประวัติการซื้อที่ผู้ซื้ออ้างได้ แต่บอกไม่ได้ว่าบริษัทที่เพิ่งซื้อสินค้านี้เป็นครั้งแรกเป็นของจริงหรือไม่ ลองดูแหล่งข้อมูลที่มีในประเทศของผู้ซื้อ:

• สหราชอาณาจักร: ใช้การค้นหาผู้ค้าแบบสาธารณะได้ ดูขั้นตอนได้ใน วิธีค้นหาผู้นำเข้าในสหราชอาณาจักร
• สหรัฐอเมริกา: ข้อมูลใบตราส่งสินค้า อ่านข้อมูลศุลกากรและใบตราส่งสินค้าคืออะไรเพื่อดูว่าข้อมูลนี้บอกอะไรได้บ้าง
• ทุกตลาดที่ติดตาม: หน้าผู้นำเข้าของ Reevi จะนับจำนวนบริษัทที่นำเข้าสินค้าชนิดหนึ่งเข้าสู่ประเทศหนึ่ง โดยแสดงเป็นตัวเลขเท่านั้น ไม่มีชื่อบริษัท ใช้ดูว่ากลุ่มผู้ซื้อมีขนาดใหญ่แค่ไหน

ดูก่อนว่าข้อมูลมาจากบันทึกประเภทไหน แล้วค่อยดูตัวเลข ตัวเลขของเฟอร์นิเจอร์และผ้าปูที่นอนมาจากบันทึกการนำเข้าที่สหรัฐอเมริกาและสหราชอาณาจักรเก็บเอง ข้อมูลขมิ้นของประเทศเยอรมนีเป็นข้อมูลสะท้อน (mirror data) ซึ่งได้มาจากบันทึกการส่งออกของประเทศที่ส่งขมิ้นไปยังประเทศเยอรมนี เช่น ประเทศอินเดีย บริษัทเยอรมันจะแสดงในผลลัพธ์ก็ต่อเมื่อบันทึกของประเทศผู้ส่งออกระบุชื่อบริษัทนั้นไว้ ข้อมูลจึงครอบคลุมไม่ครบทุกบริษัท และถ้าไม่พบบริษัทที่คุณหาอยู่ในรายการ ก็ควรตรวจสอบเพิ่มเติมอีกขั้น

ถ้าไม่พบผู้ซื้อในบันทึกข้อมูล ให้ถามว่าตอนนี้มีซัพพลายเออร์รายไหนส่งสินค้าให้ ส่งผ่านท่าเรือใด และผู้ซื้อสั่งผ่านตัวแทนนำเข้าหรือเปล่า ผู้ซื้อที่เพิ่งเริ่มนำเข้าอาจยังไม่มีซัพพลายเออร์ประจำหรือประวัติการส่งสินค้า บันทึกคำอธิบายไว้ แล้วใช้การตรวจสอบทะเบียนและการโทรกลับยืนยันตัวตนแทน

Check a Lead รวมการตรวจสอบหลายอย่างเหล่านี้ไว้ในรายงานฉบับเดียวสำหรับบริษัทที่คุณระบุชื่อ รายงานพื้นฐานใช้ได้ฟรี และบัญชีฟรีได้รายงานผู้ซื้อประมาณ 5 ฉบับต่อเดือน ในรายงานจะมี:

• ตัวตนและความเป็นเจ้าของ: ตรวจสอบข้อมูลทะเบียนนิติบุคคล ผู้ถือผลประโยชน์ที่แท้จริง รวมถึงคัดกรองรายชื่อคว่ำบาตรและบุคคลที่มีสถานะทางการเมือง (PEP)
• ศักยภาพการซื้อ: บริษัทนี้ซื้อสินค้าอะไร นำเข้าจากที่ไหน มีปริมาณการค้าล่าสุดมากแค่ไหน และเข้ากับหมวดหมู่สินค้าของคุณหรือไม่
• ความเสี่ยงและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ: ข่าวเชิงลบเกี่ยวกับผู้ซื้อ คดีความ การยื่นล้มละลาย ความเสี่ยงระดับประเทศ และสัญญาณด้านเครดิต

เมื่อเข้าสู่ระบบ คุณจะเห็นรายงานฉบับเต็ม ส่วนการติดตามผู้ซื้อที่ระบุชื่อมีให้ในแพ็กเกจแบบชำระเงิน ดูรายละเอียดที่หน้าราคา รายงานนี้ใช้แทนการโทรกลับจากผู้ส่ง หรือเงื่อนไขการชำระเงินของคุณไม่ได้