อีเมลฉบับแรกถึงผู้นำเข้า ควรเขียนอะไรบ้าง?

คำแนะนำด้านล่างนี้มาจากบทความของ Best Food Importers ที่สอบถามผู้นำเข้าอาหารว่าอยากให้ซัพพลายเออร์ติดต่อมาแบบไหน แต่บทความไม่ได้บอกว่าสอบถามผู้นำเข้าไปกี่ราย หลักการในส่วนนี้เกี่ยวกับวิธีที่ผู้รับอ่านอีเมลฉบับแรกจากคนที่ไม่เคยรู้จักกัน และสิ่งที่ผู้นำเข้าใช้ตรวจสอบซัพพลายเออร์ ไม่เกี่ยวกับตัวสินค้า จึงใช้กับผ้าปูที่นอนได้เหมือนกัน ผู้นำเข้าที่เราสอบถามต่างให้ความสำคัญกับการสื่อสารที่ชัดเจน เป็นมืออาชีพ และรวดเร็ว โดยคำว่าชัดเจนของพวกเขาหมายถึงภาษาอังกฤษที่คนอ่านซึ่งมีพื้นฐานภาษาอังกฤษระดับกลางก็อ่านเข้าใจได้

ผู้นำเข้าจะตรวจสอบคุณก่อนตอบกลับเสมอ บทความเดียวกันยังระบุสิ่งที่พวกเขาดูไว้ด้วย ได้แก่ กำลังการผลิตและความพร้อมส่งอย่างสม่ำเสมอ ตัวอย่างสินค้า โครงสร้างราคา ชื่อเสียง ตลาดที่ขายอยู่ และเว็บไซต์ที่อัปเดตล่าสุด ให้ใส่สักหนึ่งอย่างไว้ในอีเมล

ก่อนส่ง ให้เติมข้อมูลในแต่ละ [วงเล็บ] จากที่คุณค้นคว้าเกี่ยวกับบริษัทนั้นโดยเฉพาะ

• ชื่อ: ใช้ชื่อตามที่เว็บไซต์แสดงไว้ทุกประการ อย่าเดาตำแหน่ง
• เหตุผลที่เลือกผู้ซื้อรายนี้: มีข้อเท็จจริงสองข้อที่ผู้ซื้อตรวจสอบได้เอง คือกลุ่มสินค้าที่เขาขายและประวัติการนำเข้าของเขา ถ้าอยากรู้ชื่อผู้นำเข้าจากรหัสสินค้า อ่านต่อที่ วิธีค้นหาผู้นำเข้าในสหราชอาณาจักร
• หลักฐานยืนยันหนึ่งอย่าง: ใบรับรองหนึ่งใบ หรือตลาดที่ขายอยู่ในปัจจุบันหนึ่งแห่ง เลือกเฉพาะข้อมูลที่ผู้ซื้อตรวจสอบได้เอง
• ข้อเสนอเดียวที่จับต้องได้: ส่งชุดตัวอย่างและสเปกชีตไปให้ ตอบโจทย์สองข้อที่ผู้นำเข้าอยากได้อยู่แล้ว คือตัวอย่างสินค้าและเอกสารผลิตภัณฑ์
• ขอแค่ข้อเดียว: ถามเรื่องที่อยู่ด้วยคำถามใช่หรือไม่ใช่ ผู้ซื้อตอบจบได้ในบรรทัดเดียว
• บรรทัดยกเลิกการรับอีเมลและลายเซ็นฉบับเต็ม: ICO กำหนดให้ต้องมีที่อยู่ที่ใช้ได้สำหรับการยกเลิกการรับอีเมล (ดูกฎด้านล่าง) การตอบกลับเป็นหนึ่งในวิธียกเลิกการรับอีเมลที่เช็กลิสต์ของ ICO ระบุไว้

ในสหราชอาณาจักร มีบริษัท 357 แห่งปรากฏเป็นผู้นำเข้าในบันทึกเหล่านั้น โดยมีการขนส่ง 12,227 ครั้ง รายชื่อนี้สั้นพอที่จะค้นคว้าและเขียนถึงแต่ละบริษัทโดยระบุชื่อได้ ผู้ให้บริการข้อมูลไม่ได้ระบุว่าบันทึกเหล่านี้ครอบคลุมช่วงเวลาใด (ดู วิธีนับจำนวนบริษัท) บริษัทที่อยู่ในจำนวนที่นับได้จึงอาจเลิกนำเข้าไปแล้ว ก่อนจะติดต่อไป ให้เช็กจากเว็บไซต์ของบริษัทนั้นเองว่ายังขายผ้าปูที่นอนผ้าฝ้ายอยู่จริงหรือไม่ จากข้อมูลล่าสุด สินค้านำเข้าเหล่านี้ประมาณ 79% มาจากปากีสถาน (ดูตารางประเทศต้นทางปัจจุบันได้ที่หน้าผู้นำเข้า) ผู้ซื้อส่วนใหญ่จึงมีซัพพลายเออร์อยู่แล้ว อีเมลของคุณต้องทำให้พวกเขามีเหตุผลที่จะเพิ่มซัพพลายเออร์อีกราย ในสหรัฐอเมริกามีบริษัทปรากฏอยู่ 588 แห่ง และตามข้อมูลล่าสุด ราว 49% ของการขนส่งมาจากอินเดีย (หน้าผู้นำเข้า) สำหรับตลาดนี้ การบอกว่า “เรามาจากอินเดีย” จึงไม่ได้ให้ข้อมูลใหม่อะไรกับผู้ซื้อ ปล่อยให้ใบรับรองหรือรายละเอียดสินค้าของคุณพิสูจน์ตัวเองแทนคำพูด

กฎเหล่านี้อ้างอิงจากหน้า การตลาดผ่านอีเมล ของ Information Commissioner's Office (ICO) และแนวทางสำหรับผู้ส่งอีเมลของ Google ทั้งนี้ ICO ระบุว่าแนวทางดังกล่าวอยู่ระหว่างการทบทวน หลังจากมี Data (Use and Access) Act กฎด้านล่างนี้เป็นเนื้อหาที่หน้าเพจระบุไว้ในตอนนี้ ก่อนเริ่มทำรายการใหม่แต่ละครั้ง ให้ตรวจสอบอีกรอบ

• เริ่มจากตรวจสอบ Companies House ICO ระบุว่าส่งอีเมลหานิติบุคคลได้ทุกรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นบริษัท ห้างหุ้นส่วนแบบสกอตแลนด์ ห้างหุ้นส่วนจำกัดความรับผิด หรือหน่วยงานรัฐ แต่ ICO ไม่ได้อธิบายวิธีแยกนิติบุคคลออกจากเจ้าของกิจการรายเดียว วิธีตรวจสอบที่ทำได้จริงคือดูที่ Companies House ถ้าผู้นำเข้ารายนั้นจดทะเบียนอยู่ในฐานะบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนความรับผิดจำกัด ถือว่าเป็นนิติบุคคลตามคำนิยามของ ICO
• ไม่อยู่ในทะเบียน หรือไม่แน่ใจ? ให้ถือว่าเป็นกิจการเจ้าของคนเดียวหรือห้างหุ้นส่วน แล้วอย่าใส่ไว้ในรายชื่อที่คุณจะส่งอีเมลหาแบบ cold เพราะ ICO ถือว่ากลุ่มนี้เป็นบุคคลธรรมดา ซึ่งต้องได้รับความยินยอมโดยชัดแจ้งก่อน เช่น การให้ติ๊กช่องยินยอมรับข้อมูล “soft opt-in” ใช้ได้เฉพาะกับลูกค้าเก่าของคุณเอง ไม่ครอบคลุมผู้ติดต่อใหม่หรือรายชื่อที่ซื้อมา
• อีเมลที่ใช้ชื่อจริงของบุคคล (firstname.lastname@company): ICO เตือนว่าอีเมลประเภทนี้อาจเกี่ยวข้องกับกฎหมายคุ้มครองข้อมูลด้วย แต่ไม่ได้ลงรายละเอียดไว้ในหน้าเว็บ ก่อนส่งอีเมลฉบับแรกถึงที่อยู่อีเมลที่ระบุชื่อบุคคล ลองอ่านคำแนะนำเรื่องการตลาดแบบธุรกิจถึงธุรกิจ (B2B) ที่แยกไว้ต่างหากสักครั้ง
• ระบุตัวตนและช่องทางยกเลิกรับอีเมล: ต้องไม่ปิดบังว่าคุณเป็นใคร และต้องใส่ที่อยู่ติดต่อที่ใช้งานได้จริง เพื่อให้ผู้รับปฏิเสธการรับอีเมลได้
• รายการห้ามส่งอีเมล: ICO มองว่าการเก็บรายชื่อบริษัทที่แจ้งคัดค้านไว้ แล้วตรวจรายชื่อใหม่ทุกชุดเทียบกับรายการนี้ เป็นแนวปฏิบัติที่ดี และในเช็กลิสต์ก็ระบุให้ดำเนินการตามคำขอเลิกรับอีเมลโดยเร็ว วันนี้เพิ่มรายชื่อสองบริษัทที่ตอบกลับมาว่า “ลบฉันออก” ลงในรายการได้เลย

ข้อกำหนดของ Google ครอบคลุมอีเมลที่ส่งไปยังบัญชี Gmail ส่วนตัว ซึ่งหมายถึงที่อยู่อีเมลที่ลงท้ายด้วย @gmail.com หรือ @googlemail.com ให้ตรวจสอบรายชื่อของคุณว่ามีที่อยู่เหล่านี้หรือไม่ ตั้งแต่วันที่ 1 กุมภาพันธ์ 2024 ทุกคนที่ส่งไปยังที่อยู่เหล่านี้ต้อง:

• ตั้งค่า SPF หรือ DKIM เพื่อยืนยันตัวตนอีเมลสำหรับโดเมนที่คุณใช้ส่ง
• ตั้งค่า DNS ให้ถูกต้องทั้งแบบ forward และ reverse สำหรับโดเมนหรือ IP ที่ใช้ส่ง
• ส่งอีเมลผ่านการเชื่อมต่อแบบ TLS
• รักษาอัตราสแปมที่รายงานใน Postmaster Tools ให้ต่ำกว่า 0.3%

เมื่อส่งไปยังบัญชี Gmail เกิน 5,000 ข้อความต่อวัน จะมีกฎเพิ่มเติม ได้แก่ SPF, DKIM และ DMARC พร้อมการยกเลิกรับอีเมลด้วยคลิกเดียว และลิงก์ยกเลิกรับอีเมลที่เห็นได้ชัดในข้อความการตลาด ส่วนการส่งทีละฉบับถึงผู้นำเข้าที่คุณคัดเลือกมาแล้วนั้น ปริมาณต่ำกว่าเกณฑ์นี้มาก หากส่งไม่ถึง 5,000 ข้อความต่อวัน หน้าของ Google ไม่ได้กำหนดขีดจำกัดรายวันหรือช่วงเวลารอไว้ สิ่งที่ Google วัดคือ อัตราสแปม โดยระบุว่าถ้าข้อความจากโดเมนของคุณถูกรายงานว่าเป็นสแปมบ่อย ข้อความที่ส่งต่อจากนี้ก็มีโอกาสถูกทำเครื่องหมายเป็นสแปมมากขึ้นด้วย นั่นหมายความว่าอีเมลเหมือนกัน 200 ฉบับก็อาจทำลายชื่อเสียงของโดเมนที่คุณจะใช้ติดต่อผู้ซื้อจริงได้ แม้ส่งไม่มากก็ตาม Google แนะนำให้ตั้งค่า SPF, DKIM และ DMARC ให้ครบทุกโดเมนของคุณ ส่วนกฎการส่งอีเมลถึงผู้นำเข้าในสหรัฐอเมริกา คู่มือนี้ไม่ได้กล่าวถึง ก่อนกดส่งไปที่นั่น อย่าลืมเช็กกฎเหล่านี้กับ Federal Trade Commission ให้เรียบร้อย

Buyer Trust Score ของ Reevi แสดงให้เห็นว่าผู้ซื้อเห็นอะไรบ้างเมื่อเช็กข้อมูลบริษัทของคุณ ทั้งตัวตนและทะเบียนธุรกิจ รายชื่อคว่ำบาตร ใบรับรองและประวัติการค้า รวมถึงข่าวเชิงลบ ตรวจสอบเบื้องต้นได้ฟรี มีสองข้อที่ส่งผลต่ออีเมลฉบับแรกของคุณโดยตรง และคุณตรวจเองได้ทั้งสองข้อตั้งแต่วันนี้ ข้อแรก ที่อยู่ในข้อมูลจดทะเบียนธุรกิจควรตรงกับลายเซ็นอีเมลและเว็บไซต์ของคุณ ข้อที่สอง ใบรับรองทุกฉบับที่คุณระบุต้องยังไม่หมดอายุและตรงกับเอกสารใบรับรองจริง ถ้าอยากตรวจสอบตัวผู้นำเข้าแทน ดูวิธีตรวจสอบผู้ซื้อต่างประเทศ

ผู้ซื้อในสหราชอาณาจักรและสหรัฐอเมริกาอ่านภาษาอังกฤษได้อยู่แล้ว ส่วนผู้ซื้อที่ใช้ภาษาอื่นในการทำธุรกิจ Message Writer ของ Reevi จะหาบริษัทจริงให้จากชื่อที่คุณพิมพ์ ผมร่างข้อความแรกเป็นภาษาของผู้ซื้อให้ และแนบเวอร์ชันภาษาของคุณไว้ให้ตรวจสอบด้วย ตัวอย่างในหน้านั้นเป็นข้อความแรกภาษาเยอรมัน คุณจะส่งเองก็ได้ หรือจะให้ Reevi ส่งให้หลังคุณตรวจสอบแล้วก็ได้ ตรวจข้อเท็จจริงทุกข้อที่เกี่ยวกับผู้ซื้อรายนั้นในฉบับร่าง โดยเทียบกับเว็บไซต์ของผู้ซื้อและบันทึกการนำเข้า

1. 1

   วันที่ 1: ส่งอีเมลฉบับแรก

   เริ่มจากส่งให้ผู้ซื้อที่คุณเลือกไว้แล้วเพียงรายเดียว

2. 2

   วันที่ 7 หรือ 8: ส่งอีเมลติดตามผลสักฉบับ โดยใส่ข้อมูลใหม่ที่ยังไม่เคยบอกเข้าไปด้วย

   เว้นไว้หนึ่งสัปดาห์กำลังดี นานพอให้ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อจัดการอีเมลที่ค้างอยู่ได้หมด แต่ก็ยังสั้นพอที่อีเมลฉบับแรกของคุณจะไม่จมหายไป จากการสัมภาษณ์ผู้นำเข้า แนะนำให้ส่งอีเมลเย็นหนึ่งฉบับแล้วตามด้วยอีเมลติดตามผลอีกหนึ่งฉบับ ใส่ข้อมูลที่อีเมลฉบับแรกยังไม่มี เช่น สเปกชีตสินค้า ถ้าส่งครบสองฉบับแล้วยังเงียบอยู่ ให้หยุดส่งและจดวันที่ไว้