Email đầu tiên gửi nhà nhập khẩu nên viết gì?

Những lời khuyên bên dưới được rút ra từ một bài viết của Best Food Importers, nơi họ hỏi các nhà nhập khẩu thực phẩm xem họ muốn nhà cung cấp liên hệ theo cách nào. Bài viết không nêu rõ họ đã hỏi bao nhiêu nhà nhập khẩu. Những điểm ở đây nói về cách nhà nhập khẩu đọc email đầu tiên từ một người lạ và những gì họ kiểm tra về nhà cung cấp, chứ không phụ thuộc vào sản phẩm, nên chúng cũng áp dụng được cho ga giường. Các nhà nhập khẩu được hỏi đều đánh giá cao cách giao tiếp rõ ràng, chuyên nghiệp và nhanh chóng. Với họ, "rõ ràng" nghĩa là tiếng Anh mà người có trình độ trung bình cũng đọc hiểu được.

Nhà nhập khẩu sẽ tìm hiểu về bạn trước khi trả lời. Bài viết đó cũng nêu các điểm họ quan tâm: năng lực sản xuất và nguồn hàng ổn định, hàng mẫu, cơ cấu giá, uy tín, các thị trường đang bán và một website luôn được cập nhật. Hãy đưa ít nhất một điểm trong số này vào email.

Trước khi gửi, hãy điền từng phần trong [ngoặc vuông] bằng thông tin bạn tự tìm hiểu về chính công ty đó.

• Tên người nhận: ghi đúng tên như trên website. Đừng tự đoán chức danh.
• Lý do chọn người mua này: hai điều mà chính người mua có thể xác nhận là dòng sản phẩm của họ và hồ sơ nhập khẩu của họ. Muốn biết tên nhà nhập khẩu từ mã hàng hóa, bạn xem cách tìm nhà nhập khẩu tại Vương quốc Anh.
• Một bằng chứng: một chứng nhận, hoặc một thị trường bạn đang bán. Chỉ nêu những gì người mua có thể tự kiểm tra.
• Một đề nghị cụ thể: gửi một bộ hàng mẫu kèm một bảng thông số kỹ thuật. Hai thứ này khớp với hai mục trong danh sách của nhà nhập khẩu: hàng mẫu và tài liệu sản phẩm.
• Chỉ nhờ một việc nhỏ: một câu hỏi có hay không về một địa chỉ. Người mua chỉ cần trả lời bằng một dòng.
• Dòng hủy nhận thư và chữ ký đầy đủ: ICO yêu cầu có một địa chỉ hợp lệ để người nhận từ chối nhận thư (xem các quy tắc bên dưới). Trả lời lại email cũng là một cách từ chối được nêu trong danh sách kiểm tra của ICO.

Tại Vương quốc Anh, có 357 công ty xuất hiện là nhà nhập khẩu trong các hồ sơ này, với tổng cộng 12.227 lô hàng. Danh sách ngắn như vậy đủ để bạn tìm hiểu kỹ và viết thư gửi riêng từng công ty bằng đúng tên của họ. Nhà cung cấp dữ liệu không nêu rõ khoảng thời gian mà các bản ghi bao phủ (xem cách tính số lượng), vì vậy một công ty trong số liệu có thể đã ngừng nhập khẩu. Trước khi bạn viết thư, hãy xác nhận trên chính website của công ty đó rằng hiện nay họ có bán bộ khăn trải giường bằng cotton. Theo dữ liệu mới nhất, khoảng 79% số lô hàng này đến từ Pakistan (xem bảng xuất xứ hiện tại trên trang nhà nhập khẩu), nên hầu hết những người mua này đã có nhà cung cấp rồi. Email của bạn cần cho họ một lý do để làm việc thêm với một nhà cung cấp mới. Tại Hoa Kỳ có 588 công ty xuất hiện, và ở lần cập nhật gần nhất, khoảng 49% lô hàng đến từ Ấn Độ (trang nhà nhập khẩu). Với thị trường này, câu "chúng tôi đến từ Ấn Độ" chẳng cho người mua biết thêm điều gì mới. Phần thuyết phục này sẽ do chứng nhận hoặc thông tin sản phẩm của bạn đảm nhận.

Các quy tắc này lấy từ trang của Văn phòng Ủy viên Thông tin (ICO) về tiếp thị qua email và từ hướng dẫn dành cho người gửi email của Google. ICO cho biết hướng dẫn của họ đang được xem xét lại sau khi Đạo luật Dữ liệu (Sử dụng và Truy cập) ra đời. Các quy tắc dưới đây là những gì trang nêu ra hiện tại. Hãy kiểm tra lại trước khi bạn bắt đầu mỗi danh sách mới.

• Hãy kiểm tra Companies House trước. Theo ICO, bạn có thể gửi email cho bất kỳ pháp nhân nào, gồm công ty, hợp danh Scotland, công ty hợp danh trách nhiệm hữu hạn hoặc cơ quan nhà nước. Tuy nhiên, ICO không hướng dẫn cách phân biệt pháp nhân với cá nhân kinh doanh. Cách kiểm tra đơn giản nhất là tra trên Companies House: nếu nhà nhập khẩu có tên ở đó với tư cách công ty hoặc công ty hợp danh trách nhiệm hữu hạn, thì theo định nghĩa của ICO, đó là một pháp nhân.
• Không thấy trong sổ đăng ký, hoặc chưa chắc? Bạn cứ xem đó là cá nhân kinh doanh hoặc công ty hợp danh và loại khỏi danh sách tiếp cận lạnh. ICO coi những đối tượng này là cá nhân, nên họ phải đồng ý rõ ràng trước, chẳng hạn bằng cách đánh dấu vào ô đồng ý nhận thông tin. “Soft opt-in” chỉ áp dụng cho những khách hàng cũ của chính bạn, không áp dụng cho liên hệ mới hay danh sách mua về.
• Địa chỉ email có tên cá nhân (firstname.lastname@company): ICO lưu ý rằng với loại địa chỉ này, bạn có thể phải tính đến cả luật bảo vệ dữ liệu, nhưng trang của họ không nói rõ thêm. Hãy đọc hướng dẫn riêng về tiếp thị B2B một lần trước khi bạn gửi email đầu tiên đến các địa chỉ cụ thể.
• Danh tính và quyền từ chối: bạn không được che giấu mình là ai, và bạn phải cung cấp một địa chỉ liên hệ hợp lệ để người nhận có thể từ chối.
• Danh sách không gửi email: ICO khuyến nghị nên lập sẵn danh sách các công ty đã từ chối, và đối chiếu mọi danh sách mới với nó trước khi gửi. Yêu cầu từ chối cần được xử lý nhanh, đó cũng là điều danh sách kiểm tra của ICO nhấn mạnh. Bắt đầu ngay hôm nay: ghi hai công ty đã trả lời “xóa tôi khỏi danh sách” vào danh sách này.

Các yêu cầu của Google áp dụng cho thư gửi đến tài khoản Gmail cá nhân, tức là địa chỉ có đuôi @gmail.com hoặc @googlemail.com. Bạn hãy rà soát danh sách của mình để tìm những địa chỉ này. Từ ngày 01/02/2024, ai gửi thư đến các địa chỉ này cũng phải:

• Thiết lập xác thực email SPF hoặc DKIM cho tên miền bạn dùng để gửi email.
• Tên miền hoặc địa chỉ IP gửi thư cần có bản ghi DNS xuôi và DNS ngược hợp lệ.
• Dùng kết nối TLS để gửi.
• Giữ tỷ lệ spam được báo cáo trong Postmaster Tools dưới 0,3%.

Chỉ khi gửi hơn 5.000 thư mỗi ngày đến Gmail, bạn mới phải tuân thủ thêm các quy tắc: SPF, DKIM, DMARC, hủy đăng ký một lần bấm và liên kết hủy đăng ký hiển thị rõ trong thư tiếp thị. Còn gửi từng thư một cho các nhà nhập khẩu bạn đã tìm hiểu kỹ thì bạn còn cách ngưỡng đó rất xa. Dưới ngưỡng 5.000, trang hướng dẫn của Google không nêu giới hạn gửi mỗi ngày hay thời gian chờ nào. Điều Google đo là tỷ lệ spam: nếu thư từ tên miền của bạn thường xuyên bị báo cáo là spam, những thư gửi sau đó sẽ dễ bị đánh dấu là spam hơn. Chỉ cần gửi 200 email giống hệt nhau, tên miền bạn dành cho người mua thật cũng có thể bị ảnh hưởng, dù lượng gửi rất nhỏ. Google khuyến nghị thiết lập SPF, DKIM và DMARC cho mọi tên miền của bạn. Hướng dẫn này không đề cập quy định gửi email cho nhà nhập khẩu tại Hoa Kỳ. Hãy kiểm tra những địa chỉ đó với Federal Trade Commission trước khi bạn gửi đến đó.

Buyer Trust Score của Reevi cho bạn thấy người mua sẽ thấy gì khi tra cứu công ty bạn: danh tính và thông tin đăng ký doanh nghiệp, danh sách trừng phạt, chứng nhận và hoạt động thương mại, cùng các tin tiêu cực trên truyền thông. Kiểm tra cơ bản hoàn toàn miễn phí. Có hai kết quả ảnh hưởng trực tiếp đến email đầu tiên của bạn, và hôm nay bạn cũng có thể tự kiểm tra cả hai. Thứ nhất, địa chỉ trong hồ sơ đăng ký phải khớp với chữ ký email và website của bạn. Thứ hai, mọi chứng nhận bạn đề cập đều phải còn hiệu lực và khớp với giấy chứng nhận đi kèm. Nếu muốn kiểm tra chính nhà nhập khẩu, xem cách xác minh người mua nước ngoài.

Người mua ở Vương quốc Anh và Hoa Kỳ đọc được tiếng Anh. Còn với người mua dùng ngôn ngữ khác trong kinh doanh, Message Writer của Reevi sẽ tìm đúng công ty thật dựa trên tên bạn nhập. Reevi soạn tin nhắn đầu tiên bằng ngôn ngữ của người nhận, kèm một bản bằng ngôn ngữ của bạn để bạn xem lại. Mẫu trên trang đó là một tin nhắn tiếp cận đầu tiên bằng tiếng Đức. Bạn có thể tự gửi, hoặc để Reevi gửi sau khi bạn duyệt. Đối chiếu từng thông tin riêng về người mua trong bản nháp với website và hồ sơ nhập khẩu của họ.

1. 1

   Ngày 1: gửi email đầu tiên

   Hãy gửi email này cho một người mua cụ thể, có tên rõ ràng.

2. 2

   Ngày thứ 7 hoặc thứ 8: gửi một email theo dõi có thêm thông tin mới

   Khoảng một tuần là hợp lý: đủ lâu để trưởng phòng thu mua xử lý xong hộp thư, nhưng chưa lâu đến mức email đầu tiên của bạn bị trôi mất. Qua các cuộc phỏng vấn nhà nhập khẩu, cách làm được khuyên là gửi một email đầu tiên rồi một email nhắc lại. Hãy bổ sung một điểm mà email đầu chưa có, ví dụ như bảng thông số kỹ thuật. Nếu gửi hai email này mà vẫn chưa được trả lời, bạn dừng lại và ghi lại ngày gửi.