Làm sao biết một người mua nước ngoài có thật hay không trước khi báo giá hoặc giao hàng?

1. Yêu cầu người mua gửi thông tin bằng văn bản. Hãy hỏi rõ tên công ty đã đăng ký, số đăng ký doanh nghiệp, mã số VAT (với người mua ở Vương quốc Anh hoặc EU), địa chỉ đăng ký, địa chỉ giao hàng, sản phẩm, số lượng và nhà cung cấp hiện tại của họ. Một bảng câu hỏi tiêu chuẩn dành cho người mua mới là cách làm hiệu quả, và theo trade.gov, kẻ lừa đảo thường sẽ không bỏ công điền vào. Nếu người mua chỉ cho biết tên giao dịch, hãy hỏi thêm tên đã đăng ký. Nếu người mua không chịu cung cấp tên và số đăng ký doanh nghiệp, đừng báo giá cho đến khi họ cung cấp. Hãy kiểm tra cả hai tên trong danh sách sàng lọc.
2. Kiểm tra sổ đăng ký doanh nghiệp của quốc gia người mua (các phần bên dưới).
3. Kiểm tra mã số VAT nếu người mua ở Vương quốc Anh hoặc EU.
4. Xác nhận người gửi. Gọi điện cho công ty và hỏi đúng người đã viết email cho bạn. Hãy dùng số điện thoại lấy từ website chính thức của công ty, mà bạn tìm bằng cách gõ tên đã đăng ký của công ty vào công cụ tìm kiếm, đừng bấm vào liên kết trong email. Nếu bạn không tìm thấy số điện thoại công khai, tổng đài không biết người đó, hoặc không ai xác nhận yêu cầu hỏi hàng, hãy coi người gửi là chưa được xác minh. Một mục đăng ký chỉ cho thấy công ty đã được đăng ký. Bản đăng ký này không chứng minh được người đang liên hệ với bạn thực sự làm việc tại công ty đó.
5. Kiểm tra tên trên Danh sách Sàng lọc Hợp nhất.
6. Tra cứu công ty trong dữ liệu nhập khẩu xem họ có từng nhập loại sản phẩm đang hỏi hay không.

Ghi lại từng kết quả riêng: công ty đã đăng ký, người gửi đã xác nhận, VAT hợp lệ, tìm thấy lịch sử sản phẩm. Một kết quả chưa được xác nhận không hủy các kết quả khác, và một kết quả đạt không chứng minh các kết quả còn lại.

• Tra cứu trên Companies House. Vào find-and-update.company-information.service.gov.uk rồi tìm theo tên hoặc số đăng ký của công ty. GOV.UK cho biết những thông tin bạn xem được miễn phí: địa chỉ đăng ký, ngày thành lập, danh sách người quản lý hiện tại và đã thôi chức, bản chụp tài liệu, dữ liệu thế chấp tài sản, các tên công ty cũ và thông tin phá sản. Bạn cũng có thể tra cứu cả những công ty đã giải thể ngay trên trang này.
• Hồ sơ cho bạn biết điều gì. Hồ sơ chỉ phản ánh những gì doanh nghiệp đã nộp. Sổ đăng ký nêu rõ Companies House không kiểm tra độ chính xác của thông tin được nộp lên.
• Dấu hiệu cần dừng lại. Nếu kết quả tra cứu rơi vào một trong các trường hợp này, hãy coi là tín hiệu xấu: không có công ty nào khớp với tên hoặc số đăng ký, hoặc công ty chỉ hiện ra trong danh sách công ty đã giải thể. Công ty chỉ mới thành lập vài tháng trước, nhưng email lại nói về nhiều năm kinh doanh. Có thông tin về tình trạng mất khả năng thanh toán. Tên công ty vừa được đổi gần đây. Người ký tên với chức danh giám đốc không có trong danh sách những người điều hành hiện tại.
• Bật cảnh báo miễn phí. Khi công ty cập nhật thông tin, chẳng hạn đổi giám đốc hoặc đổi địa chỉ, Companies House sẽ gửi email báo cho bạn. Hãy theo dõi người mua ngay từ trước đơn hàng đầu tiên, và giữ cảnh báo luôn bật chừng nào người mua còn nợ bạn tiền.
• Kiểm tra mã số VAT trên GOV.UK. Dịch vụ kiểm tra mã số VAT của GOV.UK cho biết mã số có hợp lệ không, đồng thời hiển thị tên và địa chỉ của doanh nghiệp đứng tên mã số đó. Hãy chuẩn bị sẵn mã số VAT, vì không thể tìm theo tên công ty. Mã số không hợp lệ là dấu hiệu đáng ngờ. Tên và địa chỉ lệch với Companies House hoặc chữ ký email cũng vậy.

Nếu người mua ở một nước thành viên EU, hãy kiểm tra mã số VAT của họ bằng công cụ VIES. Bạn vào được công cụ này từ trang Your Europe: Kiểm tra mã số VAT (VIES). VIES là công cụ tra cứu do Ủy ban Châu Âu sở hữu. Công cụ này đọc trực tiếp cơ sở dữ liệu VAT của từng quốc gia ngay tại thời điểm bạn tra cứu.

Chỉ có hai kết quả: hợp lệ (có thông tin VAT EU) hoặc không hợp lệ (không có). Nếu không hợp lệ, trang sẽ cho bạn biết ba lý do. Lý do thứ nhất: số VAT này không tồn tại. Điều thứ hai là số này chưa được kích hoạt cho các giao dịch nội khối EU. Nói đơn giản, công ty đã đăng ký VAT ở trong nước nhưng chưa đăng ký để giao dịch với các nước EU khác, vì một số nước EU yêu cầu đăng ký riêng cho hoạt động này. Điểm thứ ba là hồ sơ đăng ký vẫn chưa hoàn tất. Trang này cũng lưu ý rằng các thay đổi không phải lúc nào cũng được cập nhật ngay vào cơ sở dữ liệu quốc gia.

Nếu kết quả không cho thấy ai là chủ sở hữu của mã số này: cơ quan quản lý của từng quốc gia sẽ không tiết lộ tên và địa chỉ gắn với mã số VAT, do quy định bảo vệ dữ liệu. Các dịch vụ này chỉ cho biết tên và địa chỉ bạn cung cấp có khớp với mã số hay không. Cách đơn giản nhất là nhờ người mua tự xin xác nhận từ cơ quan thuế của họ rồi gửi lại cho bạn. Trang này cũng nêu cách gửi yêu cầu trực tiếp đến cơ quan chức năng của từng quốc gia, nhưng cách này được viết dành cho doanh nghiệp EU. Trang không cho biết người yêu cầu ở ngoài EU có dùng được hay không, và cách thực hiện cũng khác nhau theo từng nước (xem phần FAQ).

Nếu kết quả báo không hợp lệ: đừng vội xem đó là bằng chứng gian lận. Theo trang này, khách hàng có mã số không xác minh được có thể nhờ cơ quan thuế của họ kiểm tra lại, và có thể cần đăng ký thêm để giao dịch xuyên biên giới. Bạn cũng hỏi người mua kết quả này theo cách tương tự. Chừng nào VIES chưa hiển thị số VAT là hợp lệ, hãy ghi trạng thái VAT là chưa xác nhận. Việc công ty có tồn tại hay không và người gửi có đúng danh tính hay không là hai việc riêng: một việc kiểm tra bằng sổ đăng ký, việc kia bằng cuộc gọi xác minh. Nếu trang trả về thông báo lỗi thay vì kết quả, có thể cơ sở dữ liệu quốc gia đang tạm ngừng để sao lưu. Bạn đợi vài phút rồi thử lại nhé.

VIES chỉ xác nhận việc đăng ký VAT, không tra cứu sổ đăng ký doanh nghiệp. Muốn kiểm tra chính công ty, bạn dùng OpenCorporates (ở phần tiếp theo). Công cụ này có dữ liệu của Đức, Pháp, Hà Lan, Tây Ban Nha, Ba Lan và Bỉ.

Công ty ở Hoa Kỳ được thành lập tại một bang nhất định, nên hồ sơ của công ty nằm trong cơ quan đăng ký của chính bang đó. Công cụ tra cứu doanh nghiệp của Delaware Division of Corporations là một ví dụ. Hồ sơ miễn phí cho bạn biết tên pháp nhân, số hồ sơ, ngày thành lập, tên đại diện đăng ký, địa chỉ, số điện thoại và nơi cư trú. Ngay trên trang tìm kiếm cũng có lưu ý về cách đọc kết quả:

Kết quả tra cứu chỉ xác nhận công ty từng được thành lập, chưa chứng minh công ty còn hoạt động đến hôm nay. Muốn có xác nhận đó, bạn phải trả phí để lấy Giấy chứng nhận tình trạng pháp lý (Certificate of Status) từ Delaware.

• OpenCorporates, khi bạn không biết nên mở cơ quan đăng ký nào. OpenCorporates tổng hợp hồ sơ doanh nghiệp từ hơn 140 cơ quan đăng ký của chính phủ và các nguồn chính thức khác. Danh sách khu vực pháp lý của OpenCorporates bao phủ cả 50 bang của Hợp chủng quốc Hoa Kỳ lẫn Đặc khu Columbia. Nếu người mua ở Hợp chủng quốc Hoa Kỳ chưa cho bạn biết họ đăng ký ở bang nào, hãy tìm tên công ty ở đây trước. Ngoài ra, bạn cũng có thể tra cứu doanh nghiệp tại Vương quốc Anh, Đức, Bahrain và Các Tiểu vương quốc Ả Rập Thống nhất trên OpenCorporates. Abu Dhabi và Dubai có mục riêng. Kết quả đáng lo là không tìm thấy hồ sơ nào tại quốc gia mà người mua nêu, hoặc có hồ sơ nhưng địa chỉ hay người điều hành không khớp.
• Khi quốc gia của người mua không có trong dữ liệu. OpenCorporates không bao phủ mọi quốc gia, chẳng hạn Ả Rập Xê Út, Qatar, Kuwait và Oman. Tra cứu LEI, danh sách sàng lọc hay hồ sơ nhập khẩu đều không thể thay cho việc kiểm tra tại cơ quan đăng ký. Hãy đề nghị người mua gửi giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cùng số đăng ký. Sau đó, bạn xác minh giấy chứng nhận này với cơ quan đã cấp, bằng thông tin liên hệ tự tra cứu được chứ không phải thông tin in trên giấy. Chưa có xác nhận từ cơ quan đó thì cứ ghi người mua này là "chưa xác nhận tồn tại".
• Tra cứu GLEIF LEI khi người mua nói mình thuộc một tập đoàn mẹ. Công cụ tra cứu GLEIF LEI hoàn toàn miễn phí, bạn không cần đăng ký tài khoản. Khi một công ty có Mã định danh pháp nhân (LEI), công ty đó sẽ khai báo 'công ty mẹ hợp nhất kế toán trực tiếp và cuối cùng', tức là công ty mẹ trực tiếp và công ty đứng đầu tập đoàn. Bạn chỉ thấy LEI của công ty mẹ khi công ty mẹ cũng có LEI. Hãy kiểm tra xem hồ sơ có ghi đúng tên tập đoàn mà người mua nhắc đến không. Công ty không có LEI sẽ không cho kết quả tra cứu, và chỉ riêng điều này chưa phải là dấu hiệu cảnh báo.
• Với mọi người mua, hãy tra Danh sách Sàng lọc Hợp nhất. Tìm tên người mua trên Danh sách Sàng lọc Hợp nhất. Danh sách này gộp các danh sách bên bị hạn chế của Bộ Thương mại, Bộ Ngoại giao và Bộ Tài chính Hoa Kỳ, và được cập nhật mỗi ngày. Nếu tên người mua khớp với một mục trong danh sách, nghĩa là chính phủ Hoa Kỳ đang hạn chế một số mặt hàng xuất khẩu cho bên đó. Tra cứu hoàn toàn miễn phí, và chế độ tìm theo tên gần đúng giúp bạn tìm được cả những tên đã được chuyển tự từ bảng chữ cái không phải Latin. Nếu tìm thấy kết quả trùng khớp, trade.gov khuyến cáo nên thẩm định kỹ hơn trước khi đi tiếp, đồng thời đối chiếu với danh sách chính thức của cơ quan đã đưa bên đó vào danh sách.

Hồ sơ nhập khẩu có thể củng cố lịch sử mua hàng mà người mua khai báo. Nhưng chúng không thể cho thấy một công ty mới mua sản phẩm lần đầu là không đáng tin. Hãy dùng nguồn dữ liệu có sẵn cho quốc gia của người mua:

• Vương quốc Anh: có công cụ tìm kiếm thương nhân công khai. Bạn xem các bước trong bài cách tìm nhà nhập khẩu ở Vương quốc Anh.
• Hoa Kỳ: dữ liệu vận đơn. Tìm hiểu dữ liệu này cho biết những gì tại giải thích về dữ liệu hải quan và vận đơn.
• Mọi thị trường Reevi theo dõi: Các trang nhà nhập khẩu của Reevi đếm số công ty nhập khẩu một sản phẩm vào một quốc gia. Trang chỉ hiển thị số lượng, không có tên công ty. Bạn có thể dùng số liệu này để ước tính quy mô nhóm người mua.

Hãy xem loại bản ghi trước khi xem con số. Số liệu về đồ nội thất và ga trải giường lấy từ bản ghi nhập khẩu do chính Hoa Kỳ và Vương quốc Anh thu thập. Số liệu về nghệ tại Đức là dữ liệu gương (mirror data), được lấy từ hồ sơ xuất khẩu của các nước xuất khẩu nghệ sang Đức, ví dụ như Ấn Độ. Công ty Đức chỉ xuất hiện khi hồ sơ của nước xuất khẩu có nêu tên công ty đó. Vì vậy, dữ liệu chỉ bao phủ một phần, và nếu không thấy một công ty trong đó thì bạn cần kiểm tra thêm.

Nếu người mua không xuất hiện trong dữ liệu, hãy hỏi xem hiện giờ nhà cung cấp nào đang giao hàng cho họ, đi qua cảng nào, và họ có mua qua đại lý nhập khẩu không. Người mua lần đầu có thể chưa có nhà cung cấp hay lịch sử lô hàng nào. Hãy ghi lại lời giải thích đó, còn danh tính thì dựa vào kết quả tra cứu sổ đăng ký và cuộc gọi xác minh.

Kiểm tra một lead gom nhiều mục kiểm tra trong số này vào một báo cáo về một công ty cụ thể. Báo cáo cơ bản miễn phí, và tài khoản miễn phí có khoảng 5 báo cáo người mua mỗi tháng. Báo cáo gồm có:

• Danh tính và quyền sở hữu: dữ liệu đăng ký doanh nghiệp, chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng, cùng kết quả sàng lọc danh sách trừng phạt và PEP (người có ảnh hưởng chính trị).
• Tiềm năng mua hàng: công ty này mua gì, hàng được gửi đi từ đâu, quy mô hoạt động gần đây ra sao và mức độ phù hợp với danh mục sản phẩm của bạn.
• Rủi ro và tuân thủ: truyền thông tiêu cực, kiện tụng, hồ sơ phá sản, rủi ro cấp quốc gia và các tín hiệu tín dụng.

Đăng nhập để xem báo cáo đầy đủ. Các gói trả phí có tính năng theo dõi những người mua bạn chọn, xem thêm tại bảng giá. Báo cáo này không thay cho cuộc gọi xác nhận với bên gửi hay điều khoản thanh toán của bạn.