Apa yang sebaiknya saya tulis di email pertama untuk importir?

Saran di bawah ini berasal dari sebuah artikel di mana Best Food Importers bertanya kepada para importir makanan tentang cara yang mereka inginkan saat pemasok menghubungi mereka. Artikel tersebut tidak menyebutkan jumlah importir yang ditanya. Poin-poin di sini berkaitan dengan cara email pertama dari pihak yang belum dikenal dibaca dan hal-hal yang diperiksa importir tentang pemasok, bukan produknya, jadi tetap berlaku untuk linen tempat tidur. Para importir yang kami kutip sangat menghargai komunikasi yang jelas, profesional, dan cepat. Yang mereka maksud dengan jelas adalah bahasa Inggris yang tetap bisa dipahami pembaca dengan kemampuan bahasa Inggris rata-rata.

Importir akan memeriksa Anda dulu sebelum membalas. Artikel yang sama menyebutkan kapasitas produksi dan ketersediaan yang konsisten, sampel, struktur harga, reputasi, pasar yang sedang dilayani, serta website yang selalu diperbarui. Sertakan salah satunya di email Anda.

Sebelum mengirim, lengkapi tiap [kurung siku] dengan hasil riset Anda tentang satu perusahaan itu saja.

• Nama: gunakan nama persis seperti yang tertera di website. Jangan menebak jabatan.
• Alasan memilih pembeli ini: dua fakta yang bisa dikonfirmasi sendiri oleh pembeli, yaitu jenis produk yang mereka jual dan catatan impor mereka. Untuk mengetahui nama importir dari kode komoditasnya, baca cara menemukan importir di Britania Raya.
• Satu bukti pendukung: satu sertifikat, atau satu pasar yang sedang dilayani saat ini. Cantumkan hanya yang bisa dicek sendiri oleh pembeli.
• Satu penawaran konkret: satu set sampel dan lembar spesifikasi. Keduanya menjawab dua kebutuhan di daftar importir, yaitu sampel dan materi produk.
• Satu permintaan kecil: pertanyaan ya atau tidak soal alamat. Pembeli cukup membalas dalam satu baris.
• Baris berhenti berlangganan dan tanda tangan lengkap: ICO mensyaratkan alamat yang valid untuk berhenti berlangganan (lihat aturan di bawah). Balasan adalah salah satu metode berhenti berlangganan yang disebutkan dalam daftar periksanya.

Di Britania Raya, ada 357 perusahaan yang tercatat sebagai importir dalam catatan tersebut, dengan 12.227 pengiriman. Daftar sebanyak itu cukup pendek untuk Anda teliti, lalu Anda hubungi setiap perusahaannya dengan menyebut nama. Penyedia data tidak mencantumkan periode catatannya (lihat cara kerja penghitungan), jadi perusahaan yang terhitung bisa saja sudah berhenti mengimpor. Sebelum menghubungi, pastikan dulu di situs web mereka bahwa seprai katun masih dijual. Berdasarkan data terakhir, sekitar 79% pengiriman tersebut berasal dari Pakistan (lihat tabel asal terkini di halaman importir), jadi sebagian besar pembeli ini sudah punya pemasok. Email Anda perlu memberi mereka alasan untuk menambah satu pemasok lagi. Di Amerika Serikat, ada 588 perusahaan yang tercatat, dan pada data terakhir sekitar 49% pengirimannya datang dari India (halaman importir). Di pasar itu, “kami dari India” bukan informasi baru bagi pembeli. Biarkan sertifikat atau detail produk Anda yang berbicara.

Aturan ini bersumber dari halaman Information Commissioner's Office (ICO) tentang pemasaran melalui email dan dari pedoman pengirim email Google. ICO menyatakan bahwa panduannya sedang ditinjau ulang setelah berlakunya Data (Use and Access) Act. Aturan di bawah ini sesuai dengan isi halaman per hari ini. Periksa ulang sebelum Anda menyusun setiap daftar baru.

• Periksa Companies House dulu. Menurut ICO, Anda boleh mengirim email ke badan korporasi mana pun, yaitu perusahaan, kemitraan Skotlandia, kemitraan tanggung jawab terbatas, atau badan pemerintah. Namun ICO tidak menjelaskan cara membedakan badan korporasi dari pedagang perorangan. Cara praktis untuk memeriksanya adalah lewat Companies House: jika importir tercantum di sana sebagai perusahaan atau kemitraan tanggung jawab terbatas, berarti importir tersebut adalah badan korporasi menurut definisi ICO.
• Tidak terdaftar, atau Anda ragu? Anggap saja sebagai pedagang perorangan atau persekutuan, dan jangan masukkan ke daftar penjangkauan dingin Anda. ICO memperlakukan mereka sebagai individu, yang harus lebih dulu memberi persetujuan secara khusus, misalnya dengan mencentang kotak opt-in. “Soft opt-in” hanya mencakup pelanggan lama Anda sendiri, bukan kontak baru atau daftar yang dibeli.
• Alamat yang memuat nama orang (namadepan.namabelakang@perusahaan): menurut ICO, alamat seperti ini mungkin juga tunduk pada hukum perlindungan data, tetapi halaman ICO tidak menjelaskan lebih jauh. Sebelum mengirim pertama kali ke alamat email yang jelas pemiliknya, baca dulu panduan terpisah kami tentang pemasaran bisnis ke bisnis. Cukup sekali.
• Identitas dan opsi berhenti: jangan menyembunyikan identitas Anda, dan cantumkan alamat kontak yang valid supaya penerima bisa berhenti menerima pesan.
• Daftar penolakan email: ICO menilai sebaiknya Anda menyimpan daftar perusahaan yang menolak dihubungi, lalu menyaring setiap daftar baru dengan daftar itu. Menurut daftar periksanya, permintaan berhenti menerima email harus segera ditindaklanjuti. Masukkan kedua balasan "hapus saya" ke daftar Anda hari ini.

Persyaratan Google berlaku untuk email yang dikirim ke akun Gmail pribadi, yaitu alamat berakhiran @gmail.com atau @googlemail.com. Periksa apakah daftar Anda berisi alamat seperti ini. Sejak 1 Februari 2024, siapa pun yang mengirim email ke alamat tersebut wajib:

• Siapkan autentikasi email SPF atau DKIM untuk domain pengirim.
• Pastikan domain atau alamat IP pengirim memiliki catatan DNS maju dan DNS balik yang valid.
• Gunakan koneksi TLS untuk mengirim.
• Pastikan tingkat spam yang tercatat di Postmaster Tools tetap di bawah 0,3%.

Aturan tambahan mulai berlaku jika Anda mengirim lebih dari 5.000 pesan per hari ke akun Gmail: SPF, DKIM, dan DMARC, serta berhenti berlangganan satu klik dan tautan berhenti berlangganan yang terlihat jelas di pesan pemasaran. Pengiriman satu per satu ke importir yang sudah Anda riset jauh di bawah batas itu. Di bawah 5.000 pesan, halaman Google itu tidak menyebut batas harian ataupun masa tunggu. Yang diukur hanyalah tingkat spam: kalau pesan dari domain Anda sering dilaporkan sebagai spam, pesan berikutnya makin besar kemungkinannya ditandai sebagai spam. Artinya, 200 email yang isinya sama persis bisa merusak reputasi domain yang nanti Anda pakai untuk pembeli sungguhan, meski volumenya kecil. Google menganjurkan SPF, DKIM, dan DMARC untuk semua domain Anda. Panduan ini tidak membahas aturan mengirim email ke importir di Amerika Serikat. Pastikan dulu ke Federal Trade Commission sebelum Anda mengirim pesan ke sana.

Skor Kepercayaan Pembeli dari Reevi menunjukkan apa yang dilihat pembeli saat mereka memeriksa perusahaan Anda: identitas dan registri, sanksi, sertifikasi dan jejak perdagangan, serta berita negatif. Pemeriksaan dasarnya gratis. Dua hasil ini berpengaruh langsung pada email pertama Anda, dan keduanya juga bisa Anda periksa sendiri hari ini. Pertama, alamat di catatan registri Anda harus sama dengan yang tertera di tanda tangan email dan website Anda. Kedua, setiap sertifikat yang Anda sebutkan harus masih berlaku dan sesuai dengan dokumen sertifikatnya. Untuk memeriksa importirnya, lihat cara memverifikasi pembeli asing.

Pembeli Anda di United Kingdom dan United States membaca bahasa Inggris. Untuk pembeli yang bahasa bisnisnya bukan bahasa Inggris, Message Writer dari Reevi mencocokkan perusahaan aslinya berdasarkan nama yang Anda ketik. Reevi menyusun draf pesan pertama dalam bahasa tersebut, lengkap dengan versi dalam bahasa Anda untuk Anda tinjau. Contoh di halamannya berupa pesan perkenalan pertama dalam bahasa Jerman. Anda bisa mengirimnya sendiri, atau Reevi yang mengirimkannya setelah Anda tinjau. Cocokkan setiap fakta tentang pembeli di draf dengan website dan catatan impor pembeli tersebut.

1. 1

   Hari 1: kirim email pertama Anda

   Kirimkan ke satu pembeli yang sudah Anda ketahui namanya.

2. 2

   Hari ke-7 atau ke-8: kirim satu pesan tindak lanjut yang membawa informasi baru

   Beri jeda satu minggu: cukup lama agar manajer pembelian sempat membereskan kotak masuknya, cukup singkat agar email pertama Anda belum tenggelam. Menurut para importir yang kami wawancarai, caranya adalah satu email perkenalan, lalu satu email tindak lanjut. Sertakan satu hal baru yang belum ada di email pertama, misalnya lembar spesifikasi. Kalau setelah kedua email ini tetap tidak ada balasan, hentikan pengiriman dan catat tanggalnya.