第一次寫信給進口商，內容該怎麼寫？

以下建議的依據，是 Best Food Importers 的一篇文章：他們問過食品進口商，希望供應商怎樣聯絡自己。要留意的是，文章沒有說明受訪的進口商有幾位。這些要點看的不是您賣什麼，而是陌生人怎麼讀第一封郵件、進口商怎麼查核供應商，所以賣床上用品的您，一樣用得上。受訪的進口商普遍看重清楚、專業、回覆快的溝通。而他們說的「清楚」,是指英文程度一般的人也能輕鬆讀懂。

進口商回覆之前，會先把您查一遍。同一篇文章還提到幾項他們看重的條件：生產能力與穩定供貨、樣品、價格結構、商譽、目前的市場，以及更新到位的網站。信裡放進其中一項就好。

寄出前，每個 [括號] 都要用您對這家公司的實際調查結果填好。

• 名字:網站上怎麼寫，您就怎麼用，別自己猜職稱。
• 為什麼找這個買家:有兩項事實，買家自己就能核對:他們的產品線，以及他們的進口記錄。想從商品編碼查出進口商的名稱，可以看如何在英國尋找進口商。
• 一個佐證就夠:附上一份證書，或點明一個目前在做的市場。只放買家自己查得到的內容。
• 一個具體提議：寄上樣品一組、規格表一份，剛好對上進口商清單裡的兩項需求：樣品與產品資料。
• 一個小請求：只問一個關於地址的是非題，買家一行字就能回覆。
• 退訂說明與完整簽名檔:ICO 規定必須提供有效的退訂管道（見下方規則）。直接回覆信件，也算是其檢查清單中列出的退訂方式之一。

在英國，這些紀錄裡共有 357 家公司列為進口商，合計 12,227 批貨運。名單不長，足以逐家研究，再指名寫信給每一家。資料提供者沒有標明這些紀錄涵蓋的期間（見計數是怎麼算的），所以計入的公司也許早已不再進口。寫信前，先到對方自己的網站確認一下，它現在還有沒有在賣棉質床單。根據最近一次的數據，這些出貨中約有 79% 來自巴基斯坦（最新產地表見進口商頁面），也就是說，這些買家大多已有固定的供應商。您的電子郵件得讓他們有理由再多找一家。在美國，共有 588 家公司出現，而且最近一次的紀錄顯示，約 49% 的貨運來自印度（進口商頁面）。在這個市場，一句「我們來自印度」，並不能讓買家得到任何新資訊。這部分得靠您的證書或產品細節來說服買家。

以上規則依據英國資訊專員辦公室（ICO）的電子郵件行銷頁面，以及 Google 的電子郵件寄件者指引整理而成。ICO 並說明，在《資料（使用與存取）法》實施後，其指引正在檢討中。以下規則是該頁面目前的最新說明。每開一份新清單前，先回頭核對一遍，才不會用到過期的規則。

• 先到 Companies House 查一下。ICO 指出，對方只要是公司實體，您就可以發電子郵件給它，包括公司、蘇格蘭合夥企業、有限責任合夥企業和政府機構。至於怎麼分辨公司實體和獨資經營者,ICO 並沒有說明。實務上可以查一下 Companies House:如果進口商在那裡登記為公司或有限責任合夥企業，依 ICO 的定義，它就屬於法人團體。
• 查不到登記資料，或沒把握？一律當作獨資或合夥處理，先別放進陌生開發名單。ICO 視這類對象為個人，得先取得對方明確同意才能聯絡，例如讓對方自己勾選同意欄位。所謂「軟性選擇加入」,範圍只限於您自己的舊客戶，陌生的新聯絡人和買來的名單都不在內。
• 含有個人姓名的地址（firstname.lastname@company）：ICO 指出，這類地址可能還要考慮資料保護法的規定，但其頁面並未進一步說明。第一次寄給指名收件地址之前，先看一下它另外提供的企業對企業行銷指引。
• 身分與退訂:您不得隱瞞自己的身分，並且必須提供有效的聯絡地址，讓對方可以退訂。
• 不寄信名單：ICO 建議，把表示反對的公司記在一份名單上，之後每拿到一份新名單，都先對照這份名單過濾。ICO 的檢查清單也要求盡快處理退訂。今天就把那兩封「請將我移除」的回覆加進您的名單。

先確認一件事：Google 的規定管的是寄給個人 Gmail 帳號的信，也就是 @gmail.com 或 @googlemail.com 結尾的地址。請翻一下您的名單，看有沒有這類地址。自 2024 年 2 月 1 日起，寄給這些信箱的人都必須做到：

• 為發信網域設定 SPF 或 DKIM 電子郵件驗證。
• 發送網域或 IP 位址需要有正確的正向與反向 DNS 解析記錄。
• 發送郵件時請使用 TLS 加密連線。
• 垃圾郵件率是這份指南最需要盯緊的數字：在 Postmaster Tools 裡，請把它壓在 0.3% 以下。

每天寄給 Gmail 帳號的郵件超過 5,000 封，就會適用額外的規定：必須設定 SPF、DKIM 和 DMARC，行銷郵件還要支援一鍵退訂，並附上清楚可見的退訂連結。如果只是逐封寄給經過調查的進口商，您的寄送量遠低於這個門檻。每日寄送量在 5,000 封以下時，Google 的說明頁面並未訂出每日上限，也沒有等待期，它真正衡量的是垃圾郵件率。頁面指出，如果從您的網域寄出的郵件常被使用者檢舉為垃圾郵件，之後的郵件就更容易被標記為垃圾郵件。也就是說，就算發送量不大，200 封內容一樣的郵件，也可能拖累您之後要拿來聯繫真實買家的網域。Google 建議所有網域都設好 SPF、DKIM 和 DMARC。至於向美國進口商發送郵件的規定，本指南不涉及。寄信到那些地方之前，請先向美國聯邦貿易委員會確認相關規定。

Reevi 的 買家信任評分會呈現買家查核您公司時看到的資訊，包括身分與登記資料、制裁名單、認證與貿易足跡，以及負面媒體報導。基本查核不收費。有兩項結果會直接影響您的第一封電子郵件，而且您今天就能親自逐項查核。第一項：登記紀錄上的地址，要和您的簽名檔以及您的網站一致。第二，您提到的任何證書，都要在有效期內，而且要和證書文件上的內容一致。想查的是進口商的話，請看如何查證海外買家。

您的英國和美國買家都讀英文。如果買家平常不用英文做生意，Reevi 的 Message Writer 會根據您輸入的名稱，比對出真正的那家公司。第一封訊息，它先用對方的語言幫您擬好，同時附上您熟悉的語言版本，方便您審閱。頁面上的範例是一封德文的首次聯繫訊息。審閱後，您可以自己發送，也可以交給 Reevi 發送。草稿裡每一項針對買家的事實，都要拿買家的網站和進口紀錄逐一核對。

1. 1

   第 1 天:寄出第一封郵件

   一次只寄給一位指名的買家。

2. 2

   第 7 或 8 天:再發一封跟進郵件，內容要帶來新的資訊

   隔一週跟進，時間剛剛好：採購經理有空清完收件匣，您的第一封信也還留在他的視線裡。我們訪談過的進口商都建議，先寄一封開發信，再補一封跟進信。第二封加一樣第一封沒有的內容，例如規格表。這兩封寄出後如果還是沒有回覆，就先停下來，並記下日期。