我给进口商的第一封邮件应该写什么？
Reevi 团队 · 已更新
第一封写给进口商的邮件，要讲清四件事：为什么选中这家公司；一条对方能核实的事实，证明您确实能供货；一份小而实用的见面礼，比如一套样品或一份规格表；最后只请对方做一个轻松的回复。邮件写得精简一些，收件人写到具体的人，链接最多放两个，不要附产品目录或价格表，落款处留一个能正常打开的公司网址。给每家公司单独写一封邮件：接受 Best Food Importers 采访的进口商说，千篇一律的群发邮件他们直接略过。
我来帮您找已在进口棉质床上用品的买家：公司名一家家列清楚，每家都写明为什么适合您。搜索免费，不用注册。
一封邮件，换来两个回复，两个都是让我们别再发了
主题：商务合作 / 最优价格供应商 尊敬的先生/女士，您好： 我们来自印度，是 [Company] Exports，由创始人 Shri [Name] 于 [year] 年创立。经过多年发展，我们已成为值得信赖的品牌，拥有现代化的机器设备、熟练的工人和实力雄厚的质检团队。我们是领先的家纺制造商和出口商，主要生产床单、被套、枕套、靠垫套、窗帘、毛巾、厨房布草和地毯等各类产品，品质优良，价格有竞争力。随函附上我们的完整产品目录和价格表，供您垂阅。请您尽早回复您的需求。 此致敬礼， [Name] 出口主管 手机：+91 [number] [companyexports]@gmail.com
逐行拆解:进口商读到的是什么，该怎么改
下面的建议参考了 Best Food Importers 的一篇文章，文中向食品进口商了解他们希望供应商怎样与自己联系。至于一共问了多少家进口商，文章没有交代。这些要点讲的是：陌生人发来的第一封邮件会被怎么读，进口商又会核实供应商的哪些信息。它们与产品本身无关，所以床上用品同样适用。受访进口商都很看重沟通清晰、专业、回复快，而他们说的“清晰”,是指英语一般的读者也能轻松读懂的英语。
这封不及格的邮件，逐行拆解
| 原文 | 进口商会看到什么 | 这样改 |
|---|---|---|
| 主题：商务合作咨询 / 价格最优的供应商 | 既没写产品，也没写公司名。陌生人一句“最优惠的价格”只是自说自话，算不上有效信息。 | 开头一句话说清两件事：您供什么货，对方做什么生意。比如：“为贵司批发系列准备的白色纯棉缎纹床品”。 |
| 尊敬的先生/女士： | 一封群发邮件。 | 请把邮件发给负责采购的人，也就是文章里推荐的那位联系人。如果网站上没有提到具体的人，就往公司通用邮箱发一句话：“请问贵公司的床品采购由哪位负责？” |
| 关于公司历史的那一段 | 一句能帮他们拿主意的都没有。 | 换成一句话就够了：您做什么产品，卖到哪些市场。 |
| “各类家纺产品的领先制造商” | 这没法验证，而写上“所有类型”，就等于告诉对方您没有任何专长。 | 只提和对方产品线对得上的几款，再给一个对方查得到的凭证，比如一份认证证书，或您现在正在供货的市场。 |
| 邮件附上完整的产品目录和价格表 | 陌生人发来的附件，没人敢点开；没写规格的报价，也没法跟别家比。 | 先别附文件。只提供一套样品，或一份规格表，等对方说明规格要求后再报价。 |
| “烦请您尽快回复，告知具体需求。” | 给一个素不相识的人写一大篇说明，还带着施压的口气。一位受访进口商说，语气强硬的邮件，他看都不看就跳过。 | 只问一件对方一句话就能答复的事，比如：“需要我把样品套装寄到您办公室吗？” |
| 签名里留手机号和一个 gmail.com 邮箱 | 对方没法确认您是谁。 | 用公司域名的邮箱发送，并写全您的姓名、职务、公司名称，附上可正常打开的网站、邮寄地址和直线电话。 |
进口商回复之前，会先把您查一遍。文章里还提到几项他们看重的内容：产能和稳定的供货、样品、价格结构、口碑、现有市场，以及一个常更新的网站。邮件里至少放进其中一项。
以一家英国家用纺织品进口批发商为例的改写
发之前，先把每个 [括号] 补全，内容都来自您对这一家公司的专门调研。
主题：适合您批发产品线的白色纯棉缎纹床品 [姓 名] 您好： 我看到贵公司网站上有面向零售商的纯棉床品，英国的进口记录也显示贵公司在进口这类产品（HS 编码 630231）。我们在印度生产纯棉床品，产品包括床单、床笠、被套和枕套。我们持有 [certificate]，客户主要是 [country] 的 [type of buyer]。我可以免费寄一套白色平纹样品，并附上规格表。要我把样品寄到您 [town] 的办公室吗？ [Name] 出口经理，[Company] [company website] | [direct phone] [postal address] 如果不需要，回复“不”即可，我不会再来打扰。
- 称呼:网站上怎么写，您就怎么用，别自己猜头衔。
- 为什么找这个买家：有两点买家自己就能核实：他们的产品范围，以及他们的进口记录。想从商品编码查出进口商的名称，可以看如何在英国寻找进口商。
- 一个佐证：放一份证书，或一个正在做的市场就够了。只写买家自己能查证的内容。
- 一个具体的提议:一套样品加一份规格表，正好对应进口商清单上的两项要求:样品和产品资料。
- 只提一个小请求：问一个关于地址的是非题，买家一句话就能答复。
- 退订说明和完整签名：ICO 要求邮件里留有可用的退订地址（见下文规则）。直接回复邮件，也是它的核查清单认可的退订方式之一。
在英国，这些记录里列出的进口商共有 357 家，涉及 12,227 批货运。名单不长，您可以逐家研究，再按公司名称一封一封写信。数据提供方没有标明这些记录涵盖的时间段（详见计数是怎么算出来的），所以统计里的某家公司可能早就不进口了。发信之前，先到它自己的官网上核实一下，确认它现在还在卖棉质床品。按最近一次的数据，这些货物中约 79% 来自巴基斯坦(详见进口商页面上的最新来源地表),也就是说，这些买家大多已经有了供应商。您的邮件得先给他们一个多加一家供应商的理由。在美国市场，共有 588 家公司出现，最近一次统计显示，约 49% 的货物来自印度（进口商页面）。对这里的买家来说，“我们来自印度”算不上什么新信息。这件事要靠您的证书或产品细节来说明。
发信规则：英国 ICO 的规定，以及 Google 针对 Gmail 的要求
这些规则出自英国信息专员办公室（ICO）的电子邮件营销页面，以及 Google 的邮件发件人指南。ICO 说明，在《数据（使用和访问）法案》出台后，它的指南正在审查中。以下规则以页面当前所写为准。每开一份新的目标清单，都先回到页面核对一遍。
- 先去 Companies House 查一下。ICO 明确说，您可以给任何法人团体发邮件，包括公司、苏格兰合伙企业、有限责任合伙企业和政府机构。但 ICO 没有说明怎样区分法人团体和个体经营者。实际操作中，可以到 Companies House 查一下：如果这家进口商在上面登记为公司或有限责任合伙企业，按 ICO 的定义，它就属于法人团体。
- 不在登记册里，或者拿不准？先按个体经营者或合伙企业处理，别放进您的冷启动开发名单。英国 ICO 把这类主体当作个人对待，必须事先取得对方的明确同意，比如让对方勾选同意框。“软选择加入”只适用于您自己的老客户，不适用于新联系人，也不适用于买来的名单。
- 带有个人姓名的邮箱地址（firstname.lastname@company）：英国信息专员办公室（ICO）提到，这类地址可能还要考虑数据保护法，但其页面没有再往下说。第一次给指名邮箱发邮件之前，先把那份企业对企业营销的单独指南看一遍。
- 身份与退订：不能隐瞒您是谁，还要留一个有效的联系地址，方便对方随时退订。
- 拒收邮件名单：英国 ICO 建议把表示反对的公司记在一份名单里，每拿到一份新名单都先对照筛一遍，并认为这是良好做法。它的检查清单还要求尽快处理退订。今天就把那两封“请把我删掉”的回复记进您的名单。
Google 的规定管的是发给个人 Gmail 账户的邮件，也就是以 @gmail.com 或 @googlemail.com 结尾的地址。先翻一遍您的名单，看看有没有这类地址。2024 年 2 月 1 日起，只要给这些地址发邮件，就必须做到：
- 先给发信域名配置好 SPF 或 DKIM 邮件认证。
- 发信域名或 IP 地址需要有正确可解析的正向和反向 DNS 记录。
- 发信时走 TLS 加密连接。
- 在 Postmaster Tools 里看到的垃圾邮件率，要控制在 0.3% 以下。
向 Gmail 账号的日发送量超过 5,000 封后，会多出一些额外要求：要配置 SPF、DKIM 和 DMARC，营销邮件还要支持一键退订，并放上显眼的退订链接。而您逐封发给已调研进口商的邮件，量远低于这个门槛。每天发送量不到 5,000 封时，Google 的说明页没有写每日上限，也没有写预热等待期，它真正看的是垃圾邮件率。按页面的说法，如果来自您域名的邮件经常被收件人举报为垃圾邮件，之后的邮件就更容易被判定为垃圾邮件。也就是说，哪怕发送量不大，200 封一模一样的邮件也可能伤到您之后要用来联系真实买家的域名。Google 建议所有域名都配置 SPF、DKIM 和 DMARC。本指南不涉及向美国进口商发邮件的规定。往那些地区发送之前，先去美国联邦贸易委员会那里查一下相关规定。
进口商搜到您时会看到什么，以及我如何帮您完善草稿
Reevi 的买家信用评分会呈现买家核查您公司时看到的信息，包括身份与注册、制裁记录、认证与贸易足迹，以及负面媒体报道。基础核查免费。有两项结果直接影响您的第一封邮件，您今天自己动手就能核对。第一项：注册记录里的地址，要和您的邮件签名、网站上的保持一致。第二，您写进邮件的每一份证书都要在有效期内，并且和证书文件对得上。想核实的是进口商本身，可以看如何核实海外买家。
英国和美国的买家都读英文。如果买家的业务语言不是英语，Reevi 的邮件撰写器会根据您输入的名称，匹配到对应的真实公司。第一条消息，它先用对方的语言写好，再附一份您看得懂的版本给您过目。页面上的示例是一条德语首次联系消息。要自己发，还是审阅后让 Reevi 来发，由您定。草稿里每一条涉及买家的事实，都要拿买家的网站和进口记录逐条核对一遍。
一周后跟进一次，之后就不再打扰
- 1
第 1 天：发出第一封邮件
一次只发给一位具体的买家。
- 2
第 7 到 8 天：发一封跟进邮件，写点新的内容
隔一周比较合适：采购经理有足够时间清空收件箱，您的第一封邮件也还没被淹没。进口商访谈的建议是：先发一封开发信，再跟进一封。在这封邮件里加一样第一封没有的东西，比如规格表。这两封发出去后如果还是没有回音，就到此为止，记下日期。
主题：回复：适合您批发产品线的白色纯棉细平布床品 [姓 名] 您好： 附上白色细平布床品套装的一页规格表，包含面料、尺寸和包装信息。免费样品的邀约依然有效。要我把这封信寄到您 [town] 的办公室吗？ [Name]，[Company]，[website] 回复“不用”，我就不再来信打扰。
出口商常问的问题
我没有任何证书，网站内容也不多。拿什么来当这一个证明点比较合适？
再从进口商的核查清单里挑一项买家能自己核实的内容。比如这款产品的月产能，一行写清楚：“我们每月生产 [数量] 套白色细平纹床品。”也可以写您目前出口的某个国家及买家类型，或者一家同意署名的现有合作伙伴。您的网站上必须展示同样的数字。同一份清单里还有一项:网站要保持最新。发送前至少做好一个最新的产品页面。免费样品也是一份证明，买家在自己的办公室里就能查验面料和做工。
不想买数据库，怎么免费找到进口商名称和对口买家的名字？
英国棉质床品进口商页面可免费查看，只显示进口商、货运批次和供货国家的数量，不显示公司名称。用 Reevi 的寻找买家，不用注册账号，就能拿到已在进口该产品的具名公司，每家都附上适合的理由。免费方案每月 5 位买家，联系方式一并给您。想了解其他免费方法，可以看如何免费寻找出口买家。要联系到采购负责人，进口商访谈的结论是：先在社交媒体上找一位双方都认识的人，请他在您发邮件之前帮您引荐。
联系进口商，我该打电话或发 WhatsApp，还是继续发邮件？
在对进口商的访谈中，每家进口商通常只用一两个沟通渠道，最常用的是邮件、电话和社交媒体。其中一位进口商表示，邮件比电话更省时，因为一封邮件就能处理多项商务事宜。也有买家更习惯用 WhatsApp 或 Telegram。除非进口商自己的网站指向了别的渠道，否则先发邮件。想通过即时通讯工具联系买家，可以看如何在 WhatsApp 上寻找买家。
“为什么选这个买家”那一句，应该落在进口商产品线里的哪一款上？
那篇进口商文章列出了进口商看重的三点。第一，是他们还没做、或做得不够的产品类别。第二，是他们现有产品线里少见的产品。第三种是针对他们本来就卖得不错的产品，提供更大的供货量。先看一下进口商的网站，判断哪一种最合适，再用一句话把它讲清楚。