Bagaimana cara memastikan pembeli asing itu benar-benar ada sebelum saya memberi penawaran harga atau mengirim barang?

1. Minta rincian secara tertulis. Mintalah nama perusahaan terdaftar, nomor perusahaan, nomor VAT (untuk pembeli di Britania Raya atau Uni Eropa), alamat terdaftar, alamat pengiriman, produk, jumlah pesanan, dan pemasok mereka saat ini. Kuesioner Pembeli Baru standar sudah cukup efektif, dan menurut trade.gov, penipu biasanya enggan meluangkan waktu untuk mengisinya. Kalau pembeli hanya menyebutkan nama dagang, minta nama badan usaha yang terdaftar. Kalau pembeli tidak mau menyebutkan nama dan nomor pendaftaran perusahaannya, jangan beri penawaran harga dulu sampai data itu diberikan. Periksa kedua nama tersebut pada daftar sanksi.
2. Periksa daftar resmi perusahaan di negara asal pembeli (lihat bagian di bawah).
3. Periksa nomor PPN bila pembeli Anda berasal dari Britania Raya atau Uni Eropa.
4. Pastikan siapa pengirimnya. Hubungi perusahaan tersebut lewat telepon dan tanyakan orang yang mengirim pesan kepada Anda. Pakai nomor yang tertera di situs web resmi perusahaan itu, yang Anda temukan dengan mencari nama terdaftarnya, bukan dari tautan di dalam email. Jika Anda tidak menemukan nomor publik, operator telepon tidak mengenal orang tersebut, atau tidak ada yang mau mengonfirmasi permintaan itu, anggap pengirimnya belum terverifikasi. Entri di register hanya menunjukkan bahwa perusahaan itu terdaftar. Data itu tidak membuktikan bahwa orang yang menghubungi Anda memang bekerja di perusahaan tersebut.
5. Periksa nama tersebut di Consolidated Screening List.
6. Cari perusahaan tersebut dalam catatan impor untuk produk yang ditanyakannya.

Catat setiap hasil secara terpisah: perusahaan terdaftar, pengirim terkonfirmasi, VAT valid, riwayat produk ditemukan. Satu hasil yang belum terkonfirmasi tidak membatalkan hasil lainnya, dan satu hasil yang lolos tidak membuktikan hasil lainnya.

• Cari di Companies House. Buka find-and-update.company-information.service.gov.uk, lalu cari dengan nama atau nomor perusahaan. GOV.UK mencantumkan data yang bisa Anda akses gratis: alamat terdaftar, tanggal pendirian, pengurus perusahaan saat ini dan yang sudah mengundurkan diri, salinan dokumen, data jaminan hipotek, nama perusahaan sebelumnya, serta informasi kepailitan. Anda juga bisa mencari perusahaan yang sudah dibubarkan di situs ini.
• Apa yang tertera di catatan. Catatan hanya menunjukkan apa yang didaftarkan. Menurut register tersebut, Companies House tidak memeriksa keakuratan informasi yang didaftarkan.
• Seperti apa jawaban yang buruk. Salah satu dari hal berikut berarti hasilnya buruk. Tidak ada kecocokan untuk nama maupun nomornya. Perusahaan tersebut hanya muncul dalam pencarian perusahaan yang sudah dibubarkan. Perusahaan ini baru berdiri beberapa bulan, padahal email-nya bercerita tentang perdagangan bertahun-tahun. Ada catatan kepailitan. Namanya pun baru saja diganti. Orang yang menandatangani sebagai direktur tidak tercatat sebagai pengurus saat ini.
• Aktifkan peringatan gratis. Companies House akan mengirim email kepada Anda saat perusahaan mengubah datanya, misalnya pergantian direktur atau alamat. Pantau pembeli sebelum pesanan pertama. Biarkan peringatan tetap menyala selama pembeli masih punya utang kepada Anda.
• Cek nomor PPN langsung di GOV.UK. Lewat layanan pemeriksaan nomor PPN GOV.UK, Anda bisa memastikan nomornya valid dan melihat nama serta alamat bisnis yang terdaftar atas nomor tersebut. Nomornya harus ada di tangan, karena pencarian dengan nama perusahaan tidak bisa dilakukan. Nomor yang tidak valid adalah tanda bahaya. Nama dan alamat yang tidak cocok dengan data Companies House dan tanda tangan email juga demikian.

Jika pembeli Anda berada di negara anggota Uni Eropa, periksa nomor PPN-nya lewat layanan VIES. Layanan ini bisa dibuka dari halaman Your Europe Check a VAT number (VIES). VIES adalah mesin pencari milik Komisi Eropa. Layanan ini membaca langsung basis data PPN nasional saat Anda melakukan pencarian.

Hasilnya hanya ada dua: valid (informasi PPN Uni Eropa tersedia) atau tidak valid (tidak tersedia). Untuk hasil tidak valid, halaman ini menampilkan tiga alasan. Alasan pertama: nomornya tidak ada. Yang kedua, nomor tersebut belum diaktifkan untuk transaksi antarnegara dalam Uni Eropa. Artinya begini: perusahaan ini sudah terdaftar PPN di negaranya sendiri, tetapi belum terdaftar untuk berdagang dengan negara UE lain, sebab sebagian negara UE mewajibkan pendaftaran terpisah. Dan yang ketiga, proses pendaftarannya belum selesai. Halaman tersebut menambahkan bahwa perubahan tidak selalu langsung muncul di basis data nasional.

Jika hasilnya tidak menunjukkan siapa pemilik nomor itu: otoritas nasional tidak akan memberikan nama dan alamat di balik nomor PPN, karena alasan perlindungan data. Layanan ini hanya mengonfirmasi apakah nama dan alamat yang Anda masukkan cocok dengan nomor tersebut. Cara termudah adalah meminta pembeli mengurus konfirmasi ini dari kantor pajaknya sendiri, lalu mengirimkannya kepada Anda. Halaman tersebut juga menjelaskan permintaan langsung ke otoritas nasional, tetapi jalur ini ditujukan bagi bisnis di UE. Halaman itu tidak menyebutkan apakah pemohon dari luar UE boleh memakainya, dan tata caranya berbeda di tiap negara (lihat FAQ).

Jika hasilnya tidak valid: jangan langsung menganggapnya sebagai bukti penipuan. Menurut halaman itu, pelanggan yang nomornya tidak terverifikasi bisa meminta kantor pajaknya sendiri untuk memeriksa nomor tersebut, dan mungkin perlu pendaftaran tambahan untuk perdagangan lintas negara. Minta pembeli menunjukkan hasil itu dengan cara yang sama. Selama VIES belum menyatakan nomor tersebut valid, catat status PPN-nya sebagai belum terkonfirmasi. Periksa keberadaan perusahaan dan identitas pengirim secara terpisah, lewat pemeriksaan registri dan telepon balik. Jika Anda mendapat pesan kesalahan alih-alih hasil, database nasional mungkin sedang tidak aktif untuk pencadangan. Tunggu beberapa menit lalu coba lagi.

VIES memeriksa registrasi PPN, bukan register perusahaan. Untuk memeriksa perusahaannya sendiri, gunakan OpenCorporates (bagian berikutnya). Cakupannya meliputi Jerman, Prancis, Belanda, Spanyol, Polandia, dan Belgia.

Perusahaan di Amerika Serikat didirikan di salah satu negara bagian, sehingga datanya tercatat di registri negara bagian itu. Salah satu contohnya adalah pencarian entitas di Delaware Division of Corporations. Tanpa biaya, Anda sudah bisa melihat nama badan usaha, nomor berkas, tanggal pendirian, nama agen terdaftar, alamat, nomor telepon, dan domisili. Halaman pencariannya pun mengingatkan cara membaca hasilnya:

Artinya, hasil pencarian hanya membuktikan bahwa perusahaan itu pernah berdiri, bukan bahwa perusahaan tersebut masih beroperasi sekarang. Untuk memastikannya, Delaware menyediakan Certificate of Status yang bisa dibeli dengan biaya tertentu.

• OpenCorporates, saat Anda belum tahu registri mana yang perlu dibuka. OpenCorporates menghimpun data perusahaan dari lebih dari 140 registri pemerintah dan sumber resmi lainnya. Daftar yurisdiksinya mencakup ke-50 negara bagian Amerika Serikat dan District of Columbia. Jika pembeli di Amerika Serikat belum menyebutkan negara bagiannya, cari dulu nama perusahaannya di sini. OpenCorporates juga mencakup Britania Raya, Jerman, Bahrain, dan Uni Emirat Arab. Abu Dhabi dan Dubai dicantumkan terpisah. Hasil yang mengkhawatirkan adalah jika tidak ada catatan di negara yang diklaim pembeli, atau ada catatan tetapi alamat atau pengurusnya berbeda.
• Jika negara pembeli tidak tercakup. OpenCorporates tidak memuat semua negara, misalnya Arab Saudi, Qatar, Kuwait, dan Oman. Pencarian LEI, daftar penyaringan, dan catatan impor tidak bisa menggantikan pemeriksaan di registri perusahaan. Minta pembeli menunjukkan sertifikat pendaftaran usaha beserta nomornya. Setelah itu, konfirmasikan keaslian sertifikat tersebut ke otoritas penerbitnya, dengan kontak yang Anda cari sendiri, bukan kontak yang tertera pada dokumen. Selama belum ada konfirmasi dari otoritas tersebut, tandai pembeli ini sebagai belum terkonfirmasi keberadaannya.
• Pencarian LEI GLEIF, jika pembeli menyebut punya grup induk. Pencarian LEI GLEIF gratis dan tanpa perlu mendaftar. Perusahaan yang memiliki Legal Entity Identifier (LEI) melaporkan 'induk konsolidasi akuntansi langsung dan akhir' miliknya: induk langsungnya dan perusahaan teratas dari grupnya. LEI induk hanya muncul jika induk tersebut juga memilikinya. Pastikan catatan itu mencantumkan grup yang diklaim pembeli. Perusahaan tanpa LEI memang tidak akan muncul di hasil pencarian, dan itu belum tentu pertanda buruk.
• Consolidated Screening List, untuk setiap pembeli. Periksa nama pembeli di Consolidated Screening List. Daftar ini menggabungkan daftar pihak terbatas dari Departemen Perdagangan, Departemen Luar Negeri, dan Departemen Keuangan Amerika Serikat, dan diperbarui setiap hari. Kecocokan berarti pemerintah Amerika Serikat memberlakukan pembatasan atas ekspor tertentu kepada pihak tersebut. Pencarian ini gratis. Mode pencarian nama mirip (fuzzy) juga membantu menemukan nama yang ditransliterasi dari huruf non-Latin. Ada hasil yang cocok? Menurut trade.gov, jangan langsung lanjut: lakukan uji tuntas tambahan dulu, lalu cek daftar resmi lembaga yang mencantumkan pihak tersebut.

Catatan impor hanya bisa menguatkan riwayat pembelian yang diklaim pembeli. Catatan itu tidak bisa membuktikan bahwa perusahaan yang baru pertama kali membeli suatu produk itu palsu. Gunakan sumber data yang tersedia untuk negara pembeli:

• Britania Raya: Anda bisa memakai pencarian pedagang yang terbuka untuk umum. Panduan langkahnya ada di cara menemukan importir di Britania Raya.
• Amerika Serikat: data bill of lading. Baca penjelasan data bea cukai dan bill of lading untuk memahami isi datanya.
• Pasar mana pun yang kami pantau: Halaman importir Reevi menghitung berapa banyak perusahaan yang mengimpor satu produk ke satu negara. Yang tampil hanya jumlahnya, tanpa nama perusahaan. Jumlah ini membantu Anda memperkirakan seberapa besar kelompok pembeli di pasar tersebut.

Lihat dulu jenis catatannya, baru angkanya. Angka furnitur dan seprai bersumber dari catatan impor yang dihimpun langsung oleh Amerika Serikat dan Britania Raya. Jumlah kunyit untuk Jerman berasal dari data cermin, yaitu catatan ekspor negara-negara yang mengirim kunyit ke Jerman, seperti India. Perusahaan Jerman baru muncul jika catatan negara pemasok mencantumkan namanya. Karena itu cakupannya belum lengkap, dan perusahaan yang tidak muncul perlu diperiksa lebih jauh.

Jika pembeli tidak ditemukan dalam catatan, tanyakan pemasok mana yang saat ini mengirim ke pembeli tersebut, lewat pelabuhan mana, dan apakah pembeli membeli melalui agen impor. Pembeli baru bisa saja belum punya pemasok maupun riwayat pengiriman. Catat penjelasannya, lalu andalkan pemeriksaan registri dan panggilan balik untuk memastikan identitas pembeli.

Dengan Cek Pembeli, beberapa pemeriksaan ini terkumpul dalam satu laporan untuk setiap perusahaan yang Anda tuju. Laporan dasarnya gratis, dan akun gratis sudah termasuk sekitar 5 laporan pembeli per bulan. Isi laporannya:

• Identitas dan kepemilikan: data registri, pemilik manfaat akhir, serta penyaringan sanksi dan PEP (orang yang terekspos secara politik).
• Potensi belanja: apa yang dibeli perusahaan, dari mana barangnya dikirim, skala aktivitas terbarunya, dan seberapa cocok dengan kategori Anda.
• Risiko dan kepatuhan: berita negatif, gugatan hukum, pengajuan pailit, risiko negara, serta sinyal kredit pembeli.

Masuk dulu untuk membuka laporan lengkap. Pemantauan pembeli lengkap dengan nama tersedia di paket berbayar, cek halaman harga. Satu hal penting: laporan ini tidak menggantikan panggilan balik ke pengirim atau syarat pembayaran Anda.