Tìm người mua cho hàng xuất khẩu thế nào? Quy trình sáu bước, bước nào cũng có kiểm tra

Hướng dẫn này lấy nhang làm sản phẩm minh họa. Sáu bước này vẫn áp dụng được nếu bạn bán hàng thủ công mỹ nghệ hay thực phẩm đóng gói. Chỉ có mã HS và nguồn tìm tên công ty là khác. Nếu mỗi tuần bạn dành được năm giờ, hãy chia thành hai tuần: tuần đầu làm các bước 1 đến 3, tuần sau làm bước 4 và 5. Đến tuần thứ hai, bạn sẽ kiểm tra khoảng 25 công ty và gửi 10 đến 20 tin nhắn đầu tiên.

1. 1

   Tìm mã HS 6 chữ số (khoảng 1 giờ)

   Hương nhang dạng que nằm trong mã 330741. Kiểm tra: đọc mô tả chính thức của mã này và xác nhận mã đó bao gồm đúng sản phẩm bạn đang bán, chứ không phải một sản phẩm gần giống. Sáu chữ số đầu của mã HS là chung cho hơn 200 quốc gia và nền kinh tế thuộc Hệ thống Hài hòa của Tổ chức Hải quan Thế giới. Phần số phía sau thì mỗi nước tự thêm theo quy định riêng. Chẳng hạn, theo Cục Quản lý Thương mại Quốc tế (ITA), Hoa Kỳ dùng mã Schedule B gồm 10 chữ số cho hàng xuất khẩu và mã HTS gồm 10 chữ số cho hàng nhập khẩu. Nếu bạn bán hương que đóng thành bộ kèm đế cắm hoặc hương nón, bộ hàng đó có thể có mã HS khác, vì hàng đóng bộ áp dụng một quy tắc riêng (Quy tắc 3 trong Các quy tắc chung về giải thích, theo ITA). Nếu vậy, hãy nhờ đại lý hải quan xác nhận mã trước khi làm tiếp. Muốn tìm hiểu kỹ hơn, xem cách tìm nhà nhập khẩu theo mã HS.

2. 2

   Chọn một hoặc hai thị trường (khoảng 1 giờ)

   Mở UN Comtrade. Đây là cơ sở dữ liệu nhập khẩu và xuất khẩu theo từng sản phẩm và đối tác thương mại, do khoảng 200 quốc gia và vùng lãnh thổ báo cáo theo cùng một cách phân loại, nên bạn có thể so sánh giữa các nước. Tra dữ liệu nhập khẩu của mã 330741 và ghi lại các quốc gia nhập khẩu nhiều nhất. Sau đó so sánh số công ty nhập khẩu ở hai thị trường tốt nhất của bạn, như bảng bên dưới. Kiểm tra: bạn nêu được một hoặc hai thị trường, và mỗi thị trường có một lý do rõ ràng.

Tại Hoa Kỳ, có 356 công ty nhập khẩu mã 330741, với 4.305 lô hàng trị giá khoảng $7.05M. Tại Vương quốc Anh, con số tương ứng là 137 công ty, 1.647 lô hàng và khoảng $1.51M. Cả hai bộ số liệu đều đến từ hồ sơ nhập khẩu được khai báo tại quốc gia đích, vì vậy bạn có thể so sánh chúng trực tiếp. Tại thời điểm viết bài này, Ấn Độ là nơi xuất xứ của khoảng 89% số lô hàng trong dữ liệu nhập khẩu của Hoa Kỳ và khoảng 90% trong dữ liệu của Vương quốc Anh. Nhà cung cấp dữ liệu không cho biết các bản ghi này thuộc giai đoạn nào. Mỗi công ty trong danh sách chỉ mới là tên có trong hồ sơ, chưa phải đã được xác nhận là còn hoạt động đến hôm nay. Bước 4 sẽ kiểm tra xem từng công ty có còn giao dịch hay không.

Với ví dụ này, quyết định như sau. Hoa Kỳ có nhiều công ty nhập khẩu hơn. Vương quốc Anh có ít hơn, nhưng HMRC công bố miễn phí danh sách các nhà giao dịch theo mã hàng hóa (xem bước 3), nên bạn có được tên và địa chỉ mà không tốn đồng nào. Một cách làm hợp lý là bắt đầu với Vương quốc Anh, nơi bạn lấy được danh sách tên công ty miễn phí, rồi thêm Hoa Kỳ vào tuần thứ hai. Bạn có thể xem cả hai trang tại đây: Hoa Kỳ và Vương quốc Anh.

• Vương quốc Anh: dùng công cụ Find UK traders của HMRC trên uktradeinfo.com. Bạn có thể tìm theo mã hàng hóa (bắt đầu bằng 330741) hoặc theo mô tả sản phẩm. Danh sách cho bạn biết tên đăng ký và địa chỉ của doanh nghiệp, họ nhập khẩu hay xuất khẩu, và thời điểm họ giao dịch lô hàng. HMRC không công bố giá trị giao dịch, khách hàng của doanh nghiệp hay các nước xuất xứ. Dữ liệu được cập nhật hàng tháng từ các tờ khai hải quan. Để biết thêm chi tiết, xem tìm nhà nhập khẩu ở Vương quốc Anh.
• Canada, nếu sau này bạn muốn mở rộng sang thị trường này: Cơ sở dữ liệu Nhà nhập khẩu Canada cho biết công ty nào đang nhập khẩu một sản phẩm, tra được theo sản phẩm, thành phố và nước xuất xứ. Xem thêm cách tìm nhà nhập khẩu ở Canada.
• Hội chợ: bạn có thể dùng AUMA, hiệp hội ngành hội chợ thương mại của Đức, tại auma.de để tìm các hội chợ về quà tặng, đồ gia dụng và phong cách sống. Với hội chợ nào có công bố danh sách nhà trưng bày, hãy mở danh sách đó ra xem. Giữ các nhà bán buôn và nhà phân phối trong danh sách. Loại các nhà sản xuất nhang khác ra, vì họ là đối thủ cạnh tranh của bạn.
• Tìm kiếm người mua: nhập sản phẩm và thị trường vào ô tìm kiếm của Reevi. Bạn sẽ nhận được danh sách công ty cụ thể, mỗi công ty kèm một lý do ngắn gọn cho thấy vì sao phù hợp. Tìm kiếm này miễn phí, không cần tài khoản, và vẫn hiện các kết quả đầu bảng khi bạn chưa đăng nhập.

Hãy sao chép mọi tên vào bảng theo dõi ở cuối hướng dẫn này, rồi điền vào cột ghi nguồn bạn đã tìm thấy tên đó. Bạn có thể xem thêm các nguồn miễn phí khác trong bài tìm người mua xuất khẩu miễn phí. Bạn có thể xem so sánh các công cụ trả phí trong bài các công cụ AI tốt nhất để tìm người mua. Kiểm tra: bạn đã có danh sách 20 đến 30 cái tên, và mỗi cái tên bạn đều mô tả được trong một dòng, ví dụ “nhà bán buôn quà tặng, bán hương cho các cửa hàng nhỏ lẻ”.

• Website và cách liên hệ: website đạt yêu cầu nếu có bán hoặc sử dụng hương, ví dụ như cửa hàng, catalog bán buôn hay spa. Sau đó mở trang Liên hệ, Bán buôn hoặc Hỏi hàng của website đó. Sao chép địa chỉ email được công bố công khai hoặc đường dẫn biểu mẫu liên hệ vào cột “Contact route”. Nếu tìm 5 phút mà vẫn không thấy, bạn ghi “none” rồi chuyển dòng đó xuống cuối bảng.
• Đăng ký kinh doanh: xác nhận công ty có tên trong cơ sở dữ liệu đăng ký doanh nghiệp chính thức của quốc gia đó.
• Rủi ro: kiểm tra ai là chủ sở hữu công ty. Rồi đến bước sàng lọc tên công ty ở ba mảng rủi ro: danh sách trừng phạt (bán hàng cho công ty bị trừng phạt là có thể vi phạm pháp luật), người có ảnh hưởng chính trị, gọi tắt là PEP (chủ sở hữu giữ chức vụ công, tiềm ẩn rủi ro tham nhũng) và tin tức bất lợi (báo chí đưa tin về gian lận, kiện tụng hoặc phá sản). Phần công cụ bên dưới có một lựa chọn miễn phí.
• Vai trò: loại các đại lý hải quan và công ty giao nhận ra khỏi danh sách. Họ chỉ làm thủ tục giấy tờ chứ không mua hàng. Cơ sở dữ liệu nhà nhập khẩu Canada cũng nói rõ rằng danh sách của họ có cả đại lý hải quan. Ở các thị trường khác, danh sách nhà nhập khẩu lập từ dữ liệu hải quan cũng có thể có tên những công ty này.

Với mỗi lần kiểm tra, hãy ghi kết quả vào bảng theo dõi bằng vài từ ngắn gọn, ví dụ “OK” hoặc “forwarder, đã loại”. Bài hướng dẫn xác minh người mua nước ngoài nói về các bước kiểm tra sâu hơn trước khi bạn chốt điều khoản thanh toán, còn bài điều khoản thanh toán cho người mua xuất khẩu mới nói về cách nhận tiền. Kiểm tra: mỗi cái tên còn lại trong danh sách đều có lý do được ghi rõ vì sao phù hợp với sản phẩm của bạn, cùng một cách để liên hệ.

Bước 5 (khoảng 1 giờ cho 10 tin nhắn). Mỗi tin nhắn có một sản phẩm, một lý do người mua này phù hợp, và một yêu cầu nhỏ, chẳng hạn một hộp mẫu hoặc một bảng giá. Không đính kèm toàn bộ catalog. Không báo giá khi người mua chưa hỏi. Kiểm tra: tin nhắn ngắn hơn 120 từ và nhắc đúng tên doanh nghiệp của người mua.

Hãy điền vào các phần trong ngoặc bằng thông tin thật về sản phẩm của bạn. Bạn có thể xem thêm ví dụ trong bài email đầu tiên gửi nhà nhập khẩu.

Bước 6 (30 phút mỗi tuần). Nếu khoảng một tuần sau vẫn chưa có phản hồi, bạn gửi thêm một tin nhắn theo dõi. Viết ngắn trong hai dòng và nhắc lại đề nghị ban đầu. Sau đó dừng liên hệ với công ty này. Ghi lại mọi kết quả vào bảng theo dõi: có phản hồi, không phản hồi hoặc không quan tâm. Hãy chốt trước số lần gửi rồi mới điều chỉnh. Chẳng hạn, gửi 30 lần mà chưa có phản hồi nào hữu ích thì viết lại tin nhắn trước tiên. Nếu 30 người mua tiếp theo vẫn không có phản hồi nào hữu ích, hãy chuyển sang thị trường thứ hai của bạn. Chỉ khi đó mới nên đổi sản phẩm. Mỗi lần chỉ đổi một thứ, để bạn biết thay đổi nào thực sự tạo ra khác biệt. Kiểm tra: mỗi dòng trong bảng theo dõi đều đã có bước tiếp theo và ngày thực hiện.

Ở mỗi bước 3, 4 và 5, Reevi đều có sẵn một công cụ miễn phí để bạn dùng.

• Bước 3, [Tìm người mua](/find-buyers): nhập một sản phẩm và một quốc gia, bạn sẽ nhận được danh sách các công ty cụ thể đang nhập khẩu sản phẩm đó. Tôi tìm chúng từ dữ liệu thương mại và web công khai, mỗi công ty kèm một lý do ngắn gọn cho thấy vì sao phù hợp. Muốn lọc lại danh sách? Chỉ cần gõ yêu cầu bằng lời thường. Có tài khoản miễn phí là bạn lưu được danh sách và xem được liên hệ đã xác minh.
• Bước 4, [Kiểm tra lead](/buyer-intelligence): nhập tên công ty để nhận báo cáo cơ bản về danh tính và cơ cấu sở hữu, kết quả sàng lọc trừng phạt và PEP, cùng các tin tức tiêu cực. Báo cáo cơ bản miễn phí.
• Bước 5, [Message Writer](/tools/message-writer): công cụ này soạn tin nhắn đầu tiên bằng ngôn ngữ làm việc của người mua, kèm bản dịch sang ngôn ngữ của bạn để bạn kiểm tra. Mỗi bản nháp chỉ có một đề nghị rõ ràng. Bạn sao chép tin nhắn rồi tự gửi.

Sau 30 lần gửi đầu tiên, hãy xem cột “Nguồn của cái tên”. Cột này cho biết nguồn nào mang về phản hồi, để vòng sau bạn dồn năm giờ làm việc vào đúng nguồn đó.